Visual Registration

Visual Registration används för att planera pass, registrera tid, hantera frånvaro och ta fram löneunderlag för flera platser. Ett typiskt arbetsflöde: chefen lägger nästa veckas schema, medarbetarna stämplar in i appen, Visual Registration flaggar övertid och avvikelser från viloreglerna, och chefen attesterar tiden. Attesterad tid förs över till det lönesystem och affärssystem verksamheten redan använder, utan manuell inmatning.

Visual Registration körs i webbläsaren för chefer och som app för iOS och Android för medarbetare. Inloggning sker med SSO eller e-post och lösenord. Cheferna planerar pass i ett kalenderbaserat gränssnitt, och medarbetarna stämplar in och registrerar frånvaro i appen. Tid och frånvaro samlas i Visual Registration och förs över till verksamhetens lönesystem och affärssystem via en integration som sätts upp vid start.

Med Visual Registration kan verksamheten lägga scheman utifrån bemanningsbehovet, attestera tid och frånvaro, föra över löneunderlag till lönesystemet, ta fram rapporter om arbetstid, vila och övertid, följa upp närvaro och avvikelser löpande och skapa faktureringsunderlag för projekt och fältservice. Cheferna får rapporter per team och plats.

Visual Registration används oftast av drifts- och HR-team i verksamheter med från cirka 30 till över 500 anställda. Vanliga roller är driftchef, HR-chef, projektledare och arbetsledare. De vanligaste branscherna är tillverkning (Odda Technology, över 100 anställda), projektbaserad verksamhet (Høyer) och fältservice (FOMOWorks).

Visual Registration prissätts som ett abonnemang som skalas efter antalet anställda, plus en startkostnad för uppsättning, integration och utbildning. Priset beror också på integrationer och hur komplexa arbetstidsreglerna är, till exempel kollektivavtal, skiftscheman och flera platser. Ett konkret pris ges efter ett kort inledande möte.

Nej, Visual Registration har ingen permanent gratisversion. Det finns en kostnadsfri provperiod, och fortsatt användning kräver abonnemang. Starten sker normalt efter ett kort inledande möte och en demo anpassad efter verksamheten.

Visual Registration är ett bra val för nordiska verksamheter med från cirka 30 till över 500 anställda inom tillverkning, fältservice och projektverksamhet som vill samla schema, tid och löneunderlag i en lösning. Den viktigaste styrkan är sambandet från registrerad tid till attesterat löneunderlag, med arbetstidsregler i samma flöde. Lösningen passar sämre för enmansföretag som bara behöver en enkel stämpelklocka.

Medarbetarna börjar använda appen utan formell utbildning. Hos Høyer använde hela fältteamet appen efter två veckor, utan utbildningstillfällen. Odda Technology var i drift på under tre veckor. Att sätta upp egna arbetstidsregler och avancerade rapporter kräver mer arbete och görs normalt tillsammans med Visual Registrations uppstartsteam.

Visual Registration drivs i europeiska datacenter, och personuppgifter lagras inom EES i enlighet med GDPR. Åtkomst styrs med SSO, tvåfaktorsautentisering och rollbaserade behörigheter per team och plats, så att chefer bara ser de team och platser de ansvarar för. All trafik krypteras med TLS.

Visual Registration ägs av Visual Registration System AS, ett privatägt norskt bolag som ägs av grundarna. Bolaget är självfinansierat, inte börsnoterat och har huvudkontor i Odda.

VD för Visual Registration System AS är Rune Sleire Torblå, som också ansvarar för produkten. Bolaget drivs från huvudkontoret i Odda och har kontor i Bergen och Stavanger.

Visual Registration kommer från Norge och utvecklas av Visual Registration System AS med huvudkontor på Holmavegen 29 i Odda. Plattformen är utvecklad för nordiskt arbetsliv, med schema, tid, arbetstidsregler och löneunderlag i en lösning.