Välja rätt ärendehanteringssystem
Ett ärendehanteringssystem eller dokumenthanteringssystem kan vara helt rätt för ett företag eller organisation, men inte alls passa ett annat. För att veta vad för sorts system just ditt företag behöver är det bra att gå igenom och ställa sig själv och företaget ett antal frågor. Först och främst behöver de som är i behov av ett system berätta vad som är viktigast för dem. Ett bra system hjälper er att administrera och kommer göra det lättare för er att framstå som serviceminded, då inget glöms bort. Se över de befintliga processer som finns och sy ihop den kedja av dem som involveras i ett ärende. Rätt ärendehanteringssystem gör det enkelt för nästa person att ta vid i ett ärende och det blir enkelt att få översikt. Hur stort är ert behov av att bygga på med flera funktioner, och behöver andra system vara kopplade till ärendesystemet? Behöver ärenden kunna kopplas ihop också? Ska en kund kunna logga in för att följa sin fråga? Och hur vill ni själva följa upp varje ärende?
Kartlägg de eventuella problem som finns i dagsläget och vad som är viktigast att lösa, och glöm inte att utbilda personalen ordentligt när ni väl hittat rätt system för er. Ett ärendehanteringssystem ska göra support och hantering enklare, snabbare och det ska automatisera flöden - samtidigt som era kunder känner att ni är enkla att kommunicera med. Välkommen att jämföra ärendehanteringssystem i BusinessWith enkla guide.
Ärendehanteringssystem för olika branscher
Beroende på vilken bransch du arbetar i, kan behovet av ärendehanteringssystem eller dokumenthantering se mycket annorlunda ut. Vissa branscher eller företag kan vara i stort behov av att systemet behöver agera olika beroende på vilken sorts ärende som kommer in, eller att systemet är responsivt och fungerar oavsett vilken enhet man arbetar från.
Många system idag går att anpassa utifrån specifika system och går med fördel att koppla ihop andra crm-system, ekonomisystem eller affärssystem av olika sorter. Det finns de system som går att jobba i offline, för dem som inte alltid har bra täckning och som behöver ha tillgång närsomhelst och varsomhelst. Möjligheterna är oändliga.
I fastighetsbranschen till exempel, behövs ofta ett system som klarar att administrera allt från hyresavier och felanmälningar till att kunna hantera dokument och viktiga avtal. Här kan det finnas behov av ett system som kan skicka ut notiser om ärendet och ett system som säger ifrån när en tidsgräns överskrids. Det behöver också vara kopplat till ekonomisystemet så att fakturering kan ske. Här är det jätteviktigt för fastighetsbolaget att systemet verkligen lever upp till de krav som finns. Att hantera alla dokument är alldeles för tidskrävande, och ett digitalt system ger både bättre service, kvalitet och gör uppföljning mycket enklare. Dessutom sparar det pengar och minskar personberoendet, eftersom processerna sköter sig själva när ingenting faller mellan stolarna. En bättre affärsnytta, helt enkelt.