Vad är ett reseräkningssystem? Och vad ska man tänka på?
Digitaliseringen av företagens processer sker i raketfart och digital hantering av utlägg och kvitton är inget undantag, tvärtom, det är nu nästan en hygienfaktor att kunna ta ett mobilfoto på ett kvitto så skall det mest lösa sig. Det finns en många bra reseräkningssystem men hur skall du välja?
Skall du välja de reseräkningssystem som är specialiserade eller välja ett reseräkningsverktyg (modul) som ingår i exempelvis ett lönesystem? Avgörandet bör inte viktas enbart av det men fråga dig själv om det är så att du vill ha skalfördelar med nuvarande leverantör med risk att du blir för beroende eller gå för en specialiserad leverantör som är i mer framkant men kräver mer integrationskapacitet. De flesta reseräkningssystem innehåller snarlika funktioner men det finns en del värdefulla funktioner som automatiserar och förenklar arbetet ännu mer för dina medarbetare (elektroniska kvitton etc.). Dessa funktioner kan vara ett bra utvärderingsunderlag till vilket system som är mest lämpad till verksamheten.
Nedan är exempel på funktioner som ni som köpare kan ha i åtanke när ni funderar på ett nytt reseräkningssystem
- Integration – är reseräkningssystemet kompatibelt med andra lönesystem eller är det mer skapat efter att vara kompatibelt med leverantörens egna lönesystem
- Mobilfoto
- Kreditkortsintegration – underlättar registreringen av utläggen avsevärt och ni besparar tid
- Uträkning av milersättning måste vara enkel
- Finns möjlighet att koppla på fler bolag
- Attesteringen – är den flexibel så att man kan applicera attestprocessen utifrån era existerande processer
- Är det en full automatisk process för bokföring
Det finns många parametrar att ta hänsyn till men huvudsakligen skall ni bespara tid och systemet skall se till att det blir smidigt. Därför är just systemet anpassningsmöjligheter en viktig parameter att ta hänsyn till i beslutsprocessen, vilket är något om vi har tagit hänsyn till i vår kartläggning och bedömning. För låt oss vara ärliga det är väldigt väldigt få medarbetare eller löneadministratörer som gillar att lägga sin tid på att registrera reseutlägg.
På businesswith.se kan ni få en översikt av olika reseräkningssystem och vilka funktioner och prismodeller som erbjuds. I tillägg med oberoende omdömen kan ni få tillgång till oberoende affärskritisk information till er köpprocess.