Topplista: Bästa Rekryteringsverktygen 2025

Introduktion till utvärderingen av Rekryteringsverktyg 2025

Rekryteringsverktyg – ibland kallade ATS – har blivit helt avgörande för hur organisationer attraherar, hanterar och anställer talanger. I denna utvärdering sammanfattar vi vad riktiga användare tycker om de rekryteringsverktyg de arbetar med varje dag: användarvänlighet, funktionalitet, integrationer, stöd, och vilka utmaningar som fortfarande skapar friktion.
Denna analys bygger på recensioner från HR-team, rekryterare, chefer och företagsledare i olika branscher och storlekar i Norden.

Metoden bakom utvärderingen

För denna genomgång av rekryteringsverktyg har vi:

• Analyserat 70 verifierade användarrecensioner från vår jämförelseplattform.
• Inkluderat 9 olika rekryteringsverktyg använda av företag i Sverige, Norge, Danmark och Finland.
• Identifierat återkommande mönster i vad användare uppskattar – och vad som upplevs som svagt:
  • Användarvänlighet och överskådlighet
  • Support, onboarding och leverantörsnärvaro
  • Funktionalitet inom annonsering, kandidathantering och kommunikation
  • Integrationer och automatisering
  • Rapportering, statistik och insikter
• Analyserat vem som lämnar recensioner, och från vilka typer av organisationer:
  • Framför allt HR-chefer, HR-business partners, HR-generalister och rekryterare
  • Många Talent Acquisition-specialister och HR-systemansvariga
  • Vissa VD:ar, grundare, linjechefer och avdelningsansvariga som deltar aktivt i rekryteringsprocessen

Majoriteten av recensionerna kommer från:

• Små och medelstora företag
• Ett stort antal medelstora till växande organisationer, exempelvis tech och spel
• En mindre andel större företag och mer komplexa organisationer

Detta ger en bred och representativ bild av hur rekryteringsverktyg presterar i olika typer av verksamheter.

Vad kännetecknar ett bra rekryteringsverktyg?

Utifrån användarnas återkommande omdömen är följande faktorer tydligt viktigast:

1. Hög användarvänlighet för både HR och chefer
   System som beskrivs som enkla, smidiga, intuitiva och överskådliga får konsekvent bäst betyg.
   Ett bra system gör det möjligt för chefer som rekryterar sällan att ändå enkelt följa processen och fatta beslut.

2. Smidiga arbetsflöden från annons till anställning
   Användare uppskattar när hela rekryteringsprocessen – jobbannonsering, ansökningar, sortering, intervjubokning och dokumentation – kan hanteras i ett sammanhållet flöde.

3. Stark kandidatupplevelse och kommunikation
   E-post- och SMS-funktioner, mallar och automatiska utskick är återkommande styrkor.
   Många lyfter även värdet av karriärsidor och varumärkesanpassade ansökningsformulär.

4. Moderna funktioner som AI och smart automation
   System som använder AI för matchning, sortering eller rekryteringsstöd får särskild uppskattning av Talent Acquisition-team och HR-specialister med högt rekryteringstryck.

5. Tillförlitliga integrationer
   Organisationer betonar behovet av att koppla rekryteringsverktyget till HR-masterdata, lönesystem, kalenderverktyg och jobbsajter.
   Ett system upplevs som bättre ju mindre manuellt dubbelarbete som krävs.

6. Support i toppklass
   Ett av de mest återkommande temana är ”fantastisk support” och snabb hjälp från leverantörens kundtjänst – särskilt under implementation, kampanjperioder och rekryteringstoppar.

Vanliga utmaningar med rekryteringsverktyg

Trots överlag positiv feedback finns det ett antal återkommande förbättringsområden:

1. Komplext för nya eller sällananvändare
   Vissa system beskrivs som onödigt komplexa för chefer som använder systemet sällan. Detta leder till fler frågor till HR och mer arbetsbelastning på rekryterare.

2. Rapportering och statistik når inte hela vägen
   Flera företag efterfrågar mer avancerade rapporter, exempelvis:

   • Tid till anställning
   • Konverteringsfrekvens genom varje steg
   • Källanalys och annonsresultat
   • Mångfaldsdata

   Vissa upplever att rapporterna är för grundläggande eller svåra att anpassa.

Hur utmärker sig de bästa rekryteringssystemen enligt användarna?

Recensionerna visar tydligt att toppsystemen delar flera gemensamma styrkor:

1. De är enkla för alla att använda
   Både HR och chefer kan navigera utan utbildningsinsatser – ett stort plus i organisationer där rekrytering inte är en daglig aktivitet.

2. De kombinerar moderna funktioner med fantastisk support
   Användare lyfter kombinationen av AI-stöd för urval och snabb, personlig support som en viktig faktor för att lyckas.

3. De växer tillsammans med organisationen
   De bäst betygsatta systemen fungerar för både små bolag och växande organisationer.
   De beskrivs som flexibla, skalbara och lätta att anpassa när behoven förändras.

4. De fungerar väl inom olika branscher
   Från konsultbolag till tech, industri och spelutveckling – toppsystemen kan hantera både enkla och komplexa processer.

5. De frigör tid och stärker HR:s strategiska arbete
   När manuella moment minskar kan HR fokusera mer på:

   • Kandidatupplevelse
   • Employer branding
   • Kompetensförsörjning
   • Samarbete med chefer och team

Vilka system har vi analyserat i denna utvärdering?

Denna utvärdering bygger på recensioner av följande rekryteringssystem:

• Wopify
• Teamtailor
• Visma Talent Solutions
• TalentAdore
• Grade
• Talentech
• Recruto
• Sympa
• Grade Talent

Slutsats: Så hittar du rätt rekryteringssystem för ditt företag

Det bästa rekryteringssystemet är det som matchar organisationens storlek, mognad och rekryteringsflöden.
Valet påverkas framför allt av:

Din roll

• HR-chef eller CHRO → kräver integrationer och avancerad rapportering
• TA-specialist → behöver bra automation och AI-stöd
• Chef eller VD → prioriterar enkelhet och bra överblick

Er rekryteringsvolym

• Låg volym → fokus på enkelhet och prisvärde
• Medel–hög volym → behov av automation och effektiv kandidathantering
• Hög volym eller många stakeholders → krav på workflows, åtkomsträttigheter och skalbarhet

Era prioriteringar

• Kandidatupplevelse
• Employer branding
• Effektivitet och automatisering
• Datadrivna beslut

Osäker på vilket rekryteringssystem som passar er bäst?

Vår systemguide hjälper dig att enkelt matcha ditt företags behov med rätt rekryteringssystem. Genom att svara på några frågor om organisationens storlek, budget, funktionella krav och rekryteringsbehov, får du en rekommendation baserad på:

• Verkliga användarupplevelser
• Vad liknande företag valt
• Vilka system som bäst stödjer just era processer och mål

Med andra ord: du slipper lägga onödigt mycket tid på research – och får en kortlista med relevanta system som verkligen passar din verksamhet.