8 fördelar med att byta från Excel till molnbaserad tidrapportering

Excel är ett effektivt verktyg för att bearbeta stora mängder data. Många företag rapporterar tid i programmet, men för företag med bara en handfull anställda finns stora vinster att göra genom att flytta tidrapporteringen till ett molnbaserat system.

Vi har listat 8 anledningar till varför du borde sluta rapportera tid i Excel och byta till ett digitalt system.

1. Jobba när du vill – var du vill

Sen coronapandemin har den hybrida arbetsplatsen blivit den nya normen. Detta ställer krav på att systemen ni använder fungerar bra även utanför kontoret. Med ett molnbaserat system kan dina medarbetare redovisa sin tid var de vill, när de vill och från vilken enhet de vill.

2. Ökad säkerhet

De flesta molnbaserade system har idag funktioner som ökar säkerheten. Med autentisering har du ett skydd mot dataintrång och förlust. Om det värsta ändå skulle hända, går det snabbare att återställa er data från ett molnbaserat system.

3. Spåra ändringar

I Excel kan det vara svårt att spåra vem som ändrat vad, och när ändringarna gjordes. I de flesta molnbaserade system kan du se vem som gjort vilka ändringar. Om något skulle gå snett finns det dessutom möjlighet att återställa en tidigare version.

4. Styr behörigheter

Vem har behörighet att se andras arbetade tid? Vem får redigera andras tidkort? I Excel kan det vara svårt att styra vem som har behörighet att göra vad. Med en mjukvara som är dedikerad för att rapportera tid är det däremot enkelt att kontrollera behörigheter, för att rätt person ska kunna göra rätt sak.

5. Gör det användarvänligt

För många arbetsgivare är det ett bekymmer att få sina medarbetare att fylla i sina tidrapporter. Den vanligaste ursäkten för att det inte är gjort är för att det är omständligt och tidskrävande. Med de ledande systemen som finns på marknaden idag tar det inte mer än 30 sekunder att redovisa tid. Dessutom kan det göras från både mobil och dator.

6. Minska administration

Att manuellt sammanställa tidrapporter i Excel till underlag för löneutbetalningar är både tidskrävande och ökar risken för kostsamma fel. Idag har de ledande systemen integrationer till de flesta lönesystem. Detta gör att mindre tid behöver läggas på administration, eftersom du enkelt kan föra över data från det ena systemet till det andra med ett par knapptryck.

7. Slipp påminna om tidrapporter

Med tidrapportering i Excel måste du gå in i varje enskild rapport för att kontrollera att tiden är ifylld. För varje rapport som inte är ifylld måste du dessutom skicka ut påminnelser. I de flesta system som är gjorda för att rapportera tid är det i stället enkelt att få en översikt över försenade tidrapporter, dessutom går det oftast att skicka ut automatiska påminnelser för de som glömt.

8. Analysera din data

Tidrapporter är mer än bara löneunderlag. Det är data som kan användas för att förbättra planering och allokering av resurser. Självklart kan du även analysera data från tidrapporter i Excel för detta. Det förutsätter dock att du kan bearbeta din data på ett effektivt sätt för att göra det begripligt. Med alla tidrapporter samlade i ett av marknadens ledande system kan du i stället generera rapporter med ett par knapptryck, helt utan knepiga Excelformler.

Det moderna alternativet

Excel är ett fullgott alternativ för att rapportera tid i ett mindre företag, men det kräver en stor portion av manuell handpåläggning. Dessutom kan det göra administrationen mer tidskrävande än nödvändigt. Med tanke på tiden som hela företaget sparar med ett digitalt system för att rapportera tid så finns det dessutom en ekonomisk fördel med att lämna Excelbladen till det förflutna. Jämfört med Excel så är alltså ett molnbaserat system ett modernt och effektivt alternativ, som kan hjälpa hela ditt företag att effektivisera sina arbetssätt.