Bli rekommenderad rätt Dokumenthanteringssystem till ditt företag

Alla företag har dokument som behöver signeras och arkiveras, och för att hålla riktig bra ordning och följa lagar och regler behöver du ett dokumenthanteringssystem. Det gör att du slipper förhålla dig till pärmar och travar med papper – och istället kan luta dig tillbaka och veta att dina dokument, avtal, beslut, offerter eller policyer, finns dokumenterade på ett smart och digitalt sätt. Det som systemet för dokumenthantering bland annat hjälper till med är att du låter rätt personer ha behörighet och att du snabbt och enkelt ska kunna få reda på status på dokumenten, till exempel vad som är påskrivet eller inte samt vilken version av dokumentet som gäller. Du får alltså en bra översikt och full kontroll över företagets olika dokument.

Att ha webbaserad dokumenthantering gör att du kommer åt det du behöver var du än är, och att du vet att allt är säkert förvarat. Men hur ska du välja dokumenthanteringssystem? Allt beror på vad ni är för sorts företag och i vilken bransch ni verkar. Behöver ni en skalbar lösning att växa med? Eller räcker en enkel lösning? Hur modernt ska systemet vara? Hur automatiserade behöver era flöden och processer vara? Ska det vara skräddarsytt enligt era behov? Kom ihåg att ett bra system ska göra att det blir nästintill omöjligt för er att göra fel när ni hanterar era dokument.

Ett verktyg för digital dokumenthantering finns ofta att tillgå i många olika systemstrukturer. Vissa leverantörer är specialiserade på just hantering av digitala dokument medan andra leverantörer erbjuder kanske ett komplett ledningssystem där dokumenthantering är en modul. Med detta i åtanke så finns det många leverantörer på svenska marknaden som ni kan utföra en jämförelse med och även filtrera fram vad som är bäst lämpat för er.

Jämför olika dokumenthanteringsystem här på BusinessWith, för att hitta det som passar ert företag allra bäst.

Det finns flera saker du ska tänka på och ställa som krav när du är ute på jakt efter ett system för dokumenthantering. Många av de mer avancerade systemen kan bli krångliga att använda och kräver mer utbildning, medan de enkla ibland kan sakna funktioner som ni behöver. Se verkligen till att du väljer system med omsorg. En god idé är att få riktigt testa systemet för att se hur det fungerar i praktiken. Dokumenthanteringssystemen fungerar olika bra beroende på vilka behov ni har och i vilken bransch ni verkar. Att hitta ett system som är perfekt kan vara svårt och att skräddarsy till perfektion är inte helt enkelt alla gånger det heller. Det viktigaste att tänka på är att det verkligen ska passa de medarbetare som arbetar med de olika dokumenten. Ett bra system sparar er massor av tid, och gör att ni mycket effektivt kan hålla koll på era dokument och att de är korrekt arkiverade och att de snabbt går att spåra och söka upp.

Ha gärna som krav att det system ni väljer fungerar som mobil applikation. Detta eftersom dagens arbetsplatser blir allt mer mobila och att dokumenten då behöver vara tillgängliga var man än är. Att kunna arbeta i dokumenten via sin mobil bidrar till mer flexibilitet och sparar många gånger tid.

Andra råd från oss på BusinessWith är att välja ett system för dokumenthantering som verkligen känns enkelt att använda, kan indexera automatiskt samt går att utöka om behov finns i framtiden. Tänk utifrån medarbetarens perspektiv – det är aldrig någon idé att implementera ett nytt system som ingen förstår sig på eller använder. Förankra ert inköp av det nya systemet hos slutanvändarna. Kräv av er leverantör att de kan utbilda vid behov, och bistå er med utbildningsmaterial som exempelvis e-learning eller videor.

Jämför och välj dokumenthanteringssystem hos BusinessWith, eller hör av dig till oss om du behöver ytterligare hjälp och vägledning.