5 tips – välja rätt ärendehanteringssystem till ditt företag

För att ditt företag ska kunna fungera på ett framgångsrikt sätt behöver ni hitta en väg att hantera dokument och ärenden som inkommer. Detta stavas ärendehanteringssystem. När du väl hittat rätt innebär det att ditt företag eller organisation kan erbjuda så mycket bättre support än tidigare, och att ni får fullständig kontroll på alla era ärenden och var i processen de är just nu. Det kan spara ert företag mycket pengar att administrera era ärenden, istället för att arbeta med dem manuellt. Här kommer fem tips som tar dig närmare ditt mål: att hitta rätt ärendehanteringssystem.

Vilka behov har ni?

Före inköp av alla sorts system bör en grundlig kartläggning göras. De som ska använda systemet bör få tycka till och göra en ”problembeskrivning” tidigt. Vad fungerar idag och vad fungerar inte? Var lägger ni alldeles för mycket tid? Vilka behöver ha tillgång till systemet och ska det kopplas samman med andra system? Behöver allt fungera automatiskt, eller vill ni att vissa delar fortfarande ska ske manuellt och isåfall varför? Vilka vinster hoppas ni göra? Lägg mer fokus på behov än funktion. Ett bra ärendehanteringsystem ger en klar översikt av era ärenden och effektiviserar era flöden.

Hur anpassningsbart är systemet?

Alla företag har sina processer, avdelningar och sätt att lösa ärenden, felanmälningar, frågor eller hantera dokument. Hur ert företag behöver anpassa systemet så att det passar era behov vet bara ni, men det kan vara lägga att syna behovet i sömmarna och tänka ut hur mycket som kan behöva anpassas. Med detta menas exempelvis om systemet ska fungera olika beroende på vilken sorts ärende som utreds? Är det något som är av särskilt stor vikt att det följs upp? Behöver hela processen vara automatisk eller vill ni ha viss manuell handpåläggning, för att få mer kontroll?

Vilka krav på kommunikation har ni?

Många verksamheter är i behov av ärendehanteringssystem där kunden eller dylikt själv kan logga in för att följa sitt ärende. För att framstå som mycket serviceminded, kan det behövas sändas ut pushnotiser till mobilen när ärendet är påbörjat eller klart. I fastighetsbranschen kan det behövas enkla sätt att skicka ut påminnelser av betalning av till exempel en hyresavi. I vissa fall kan det vara så att en kund vill kunna logga in för att ändra i sitt ärende. Fundera över hur väl anpassat er system behöver vara för den här typen av kommunikation.

Hur ser er kedja av processer ut?

Ett ärende kan vara komplext och det är inte alltid enkelt att vet vilken avdelning som kan svara på frågan. Ibland kan det vara så att ett ärende behöver gå genom flera personer innan det till fullo är löst. Innan ni jämför ärendehanteringssystem kan det vara läge att på detaljnivå gå igenom era processer och se över hur kopplingarna ser ut i verksamheten. Är det så att flera system behöver kopplas ihop? Är rätt avdelningar med i valet av system? Ett misstag som många gör är att inte titta holistiskt på frågan för att förstå ett ärendes gång. Ta hjälp av dem som vet!

Har ni en plan för utbildning?

Ett byte eller val av nytt system behöver förankras i hela organisationen, så att alla är med på tåget. Tala positivt om den förändring som snart ska hända. Glöm inte att hålla utbildningar och att rätt personer finns tillgängliga för frågor. Ibland finns en tröskel som många behöver komma över, men så fort det är klart kan alla förhoppningvis njuta av fördelarna med ett nytt, fräscht sätt att hantera ärenden och dokument, som både sparar pengar och ger ert företag ett gott renommé. Hos er faller inget i glömska, ni är duktiga på support och är snabba. Och det är inte fel att spara pengar och admin heller, eller hur? Lycka till önskar BusinessWith.

Vill du ha ännu fler tips? Vi finns här för dig. Välkommen att höra av dig till nicolas.zavala@businesswith.se