4 tips när du skall välja bland olika löneprogram och lönesystem

Är ni i tankar på att byta lönesystem eller löneprogram? Svårt att välja bland alla olika alternativ av lönesystem? Denna artikel är skriven för dig som är i en köpprocess eller i uppstartsfasen.

Det finns många olika lönesystem i Sverige och det kommer fler leverantörer till svenska marknaden. En del leverantörer har börjat erbjuda enklare och billigare löneprogram online, vilket gör köpprocessen ännu svårare. Oavsett när vi hjälper ett mindre eller större företag från privat- eller offentlig sektor så finns det vissa faktorer som är vanligt förekommande när man skall kravställa eller jämföra olika alternativ. Nedan är viktiga faktorer som vi har identifierat när man skall välja.

Kravställning

Att utföra en kravställning när man skall välja ett löneprogram är mycket viktigt. Dock kan det ibland vara svårt att avgöra vad som egentligen bör ingå som ett krav eller önskemål. Många bolag idag sänder sin kravställning till oss där det står att systemet skall uppfylla många funktionella krav (vilket är bra!) men alltför ofta missar man att faktiskt sätta krav på viktiga affärsdrivande faktorer såsom flexibel integration, support ingår i licens, implementation utförs med vägledning, utbildning ingår, struktur på betalningsmodellen etc. Dessa faktorer är svårare att bedöma men, i många fall, de vanligaste orsakerna varför bolag idag väljer att byta system/leverantör. Det vi rekommenderar när man skall kravställa är att sätta ett betyg på hur leverantören har besvarat faktorer inom integrationsmöjligheter, kvalitativ support, utbildning och prismodell.

Support

Support är en viktig faktor oavsett IT-system men för lönesystem så kan det vara av högsta vikt. Anledningen är att lönesystem marknaden är dynamisk där ändringar och regler uppdateras och nya funktioner och innovationer tillkommer för att underlätta arbetet. Dock är det svårt att veta exakt hur det skall användas och hur man skall få maximal nyttjandegrad av sin investering. En leverantör som har bra support med goda omdömen ger ett stort värde för dig som kund, oavsett företag eller redovisningsbyrå. För ni som vill läsa omdömen av lönesystem så skulle vi rekommendera att läsa vad supporten har fått för betyg och vad tidigare kunder har kommenterat gällande supporten. För att läsa omdömen klicka här https://businesswith.se/lonesystem/

Kan du jobba långsiktigt med leverantören bakom systemet?

För att göra ett kvalificerat urval så är det viktigt att se över leverantören bakom löneprogrammet eller lönesystemet. Det vi menar är att se över hur leverantören arbetar med sina kunder. Är de en proaktiv leverantör som uppdaterar sina kunder med nya regler eller innovationer? Erbjuder de löpande utbildning? Håller de webinarier? Tar de betalt för support och utbildning eller ingår det i licensen? Ja frågorna är många men de du kan snabbt få svar när du får en demo av leverantören.

Webbaserat eller molntjänst?

Är det en fullt utvecklad molntjänst? Är det ett webbaserat lönesystem?

I nästan alla dialoger vi har med företag, som är i en köpprocess, så är frågan om molntjänst eller inte en förekommande frågeställning. Det vi vill förtydliga med denna punkt är att det finns de leverantörer som är i framkant inom molntjänst-teknik och de utvecklar funktioner/innovationer för att förstärka sin position som de bästa molntjänsterna inom lönehantering. De leverantörer som har visat sig vara starka inom detta område är Kontek Lön och HRM software. Dock skall du först fråga dig om det är ett krav att det måste vara en fullt utvecklad molntjänst eller om du är okej med att ändå ladda ner klienten?