Topplista: Bästa schemaläggningsprogrammen

Att hitta rätt schemaläggningssystem kan göra stor skillnad – från att förenkla bemanningen till att minska administrationen och öka medarbetarnöjdheten. Men med ett överflöd av alternativ på marknaden – där alla lovar smidiga lösningar och smarta funktioner – är det svårt att veta vilket system som faktiskt håller vad det lovar i praktiken.

Därför har vi på BusinessWith sammanställt en topplista baserad på verkliga användaromdömen från svenska företag, stora som små, inom olika branscher. Här jämför vi populära system som ATOSS, Timeplan, Timetjek, TooEasy och Caspeco Personal – utifrån vad användarna själva tycker fungerar bäst – och sämst.

Vilka system är mest användarvänliga och intuitiva? Vilket system sparar mest tid och pengar? Och hur bra är egentligen supporten, om man behöver hjälp?

Vi går igenom styrkor, svagheter och vilka affärskritiska problem varje system hjälper till att lösa – allt för att hjälpa dig hitta den lösning som passar just ditt företag allra bäst.

Välkommen till BusinessWiths topplista – framtagen av användare, för användare.

Vad kännetecknar egentligen ett bra schemaläggningssystem?

1. Användarvänlighet och enkelhet

Gemensamt för de schemaläggningssystem som får höga betyg (som bland annat Timeplan, Timetjek och TooEasy) – är att de är intuitiva, överskådliga och enkla att komma igång med.
Ett bra system har en minimal inlärningskurva och går snabbt att komma igång med för såväl chefer som för anställda. De system som fått sämre betyg av våra kunder är de som kräver utbildning eller extern hjälp för konfiguration (här har vissa delar av ATOSS fått kritik).

2. Effektiv schemaläggning och tidshantering

System som erbjuder realtidshantering av tid, scheman och arbetsfördelning är vädigt uppskattade, särskilt om de dessutom minskar den administrativa bördan.

Här är två citat från användare:

"Digital signering gör on-boardingen supersmidig."

"Prognoser och AI-stöd förbättrar personalplaneringen."

Många säger att de uppskattar om systemet erbjuder AI eller smarta funktioner för att förenkla planering och minska fel. Automation är även det något som värderas högt.

3. Support och kundservice

En viktig framgångsfaktor är supporten. Verktyg som Timetjek och TooEasy får beröm för att de erbjuder snabb, tillgänglig och lösningsorienterad kundservice. Bra system kännetecknas av en support som verkligen engagerar sig i att lösa användarens problem, medan sämre alternativ ofta brister i återkoppling.

"Om supporten inte löser det – så löser de det ändå."

4. Integration och flexibilitet

För större företag är det ofta viktigt att systemet både kan integreras med andra verktyg och anpassas efter verksamhetens specifika behov. Lösningar som ATOSS och Timeplanfår höga betyg för sin flexibilitet och förmåga att möta komplexa krav. Anpassningsbara gränssnitt, API-kopplingar och stöd för flera bolag, är något som värderas högt av BusinessWiths kunder:

"Mjukvaran är mycket flexibel och kan enkelt anpassas."

5. Mobilanvändning

Mobilfunktionalitet är ett område där många system får kritik. Ett system utan en responsiv app eller som har en begränsad mobilåtkomst riskerar att tappa användarvänlighet. Om du vill möta användarnas krav – se till att ha en app som fungerar smärtfritt.

"Schemaläggning via mobil är ett svagt område."

"Det finns ingen responsiv app ännu."

6. Lönehantering och ekonomi

Timetjek och Timeplan får beröm för att de erbjuder automatiserad lönehantering och kostnadskontroll, vilket sparar användarna mycket tid. Tumme upp får de system som har en koppling mellan schemaläggning och lönesystem – manuell export mellan olika plattformar är däremot inte populärt.

"Lönekörningen är löst med två knapptryck."

7. Specialfunktioner och skalbarhet

Stora företag efterfrågar ofta avancerade funktioner som benchmarking, prognoser och skiftoptimering, medan mindre organisationer prioriterar enkelhet och en snabb uppstart. Ett bra system ska vara skalbart och fungera lika bra för små företag som för stora.

Här är ett citat från en användare:

"Fungerar både för små och stora organisationer tack vare skalbar design."

Användarnas favoriter: Här är de bästa schemaläggningsprogrammen

• ATOSS
• Timeplan
• Timetjek
• TooEasy
• Caspeco Personal

Vilka schemaläggningsprogram får högst betyg av BusinessWiths användare? Vi har samlat omdömen och erfarenheter – här är topplistan över de mest uppskattade systemen just nu.

ATOSS

Här är en sammanställning av kundomdömen om ATOSS, baserat på feedback från användare inom både små och stora organisationer:

Styrkor och fördelar

1. Användarvänligt gränssnitt

Många av BusinessWiths kunder lyfter fram det intuitiva gränssnittet som en stor fördel. Det gör det enkelt för både administratörer och anställda att registrera och hantera tid.

2. Flexibilitet och anpassningsbarhet

ATOSS system beskrivs som mycket konfigurerbart. Detta är något som många företag uppskattar, då det ger dem möjligheten att själva anpassa lösningen för att möta sina specifika behov.

3. Effektiv tidshantering

Att se och analysera arbetstider i realtid gör det enklare att planera rätt och ta snabba beslut när det behövs – något som får högt betyg.

4. Integration och skalbarhet

Enligt användarna fungerar systemet bra ihop med andra verktyg och passar både små företag och större organisationer.

5. Samarbete och support

Användare är överlag nöjda med stödet de får och tycker att samarbetet och supporten från ATOSS fungerar smidigt.

Förbättringsområden och utmaningar

Planeringsfunktioner för komplexa behov

För branscher med lite mer avancerade behov, som tjänsteföretag, kan planeringen ibland kännas oflexibel och rentav klumpig. Att hantera data vid skiftplanering kan bli krångligt – och licensmodellen passar inte alltid alla.

Begränsningar i mobilappen

Mobilappen funkar okej, men många skulle gärna se ännu lite bättre funktioner, särskilt när det gäller att rapportera och hantera arbetstider.

Komplex konfiguration

Systemet är flexibelt – men vissa inställningar upplevs som komplicerade och kräver support.

Schemaläggning och rapportering

Automatisk schemaläggning kan vara svår att konfigurera. Vissa användare uppger att de hade önskat ett smidigare sätt att skapa snabba rapporter.

Exempel på affärskritiska problem ATOSS löser

• Tidsregistrering inom detaljhandel och tjänstebranscher

• Optimering av personalresurser

• Minskat administrativt arbete för HR

• Smidig övergång från planering till fakturering

• Realtidsanalys av personalbehov på arbetsstationer

• Snabb implementering av nya krav

Helhetsbetyg från användarna

Användarna uppger att de är nöjda eller till och med mycket nöjda med ATOSS – trots vissa brister. Systemet får höga betyg tack vare sin flexibilitet, integration och användarvänlighet, men förbättringspotential finns inom mobil funktionalitet, rapportering och planeringsmoduler.

Timeplan

Här är en sammanställning av kundomdömen för Timeplan, baserad på recensioner från både små och medelstora företag:

Styrkor och fördelar

1. Användarvänlighet och enkelhet

Flera användare beskriver Timeplan som mycket lätt att förstå och använda. Funktioner som schemaläggning, meddelandehantering och översiktsvyer är både intuitiva och effektiva.

Här är två talande röster:

"Systemet är enkelt att förstå och lätt att arbeta i."

"Väldigt lättöverskådligt och enkelt att lära sig."

2. Effektivitet och tidsbesparing

Enligt recensionerna underlättar Timeplan schemaläggningen, sparar tid och minskar administrationen – särskilt vid onboarding och lönehantering.

"Digital signering av anställningsavtal gör on-boardingen av nyanställda supersmidig."

3. Funktionalitet för flera bolag och systemintegration

Att kunna hantera flera bolag i samma databas lyfts fram som ett stort plus, särskilt jämfört med tidigare system.

4. Kundservice och support

Timeplans support beskrivs som tillmötesgående, snabb och hjälpsam.

Här är vad två användare säger:

"Service och tillmötesgående personal vad gäller ändringar/anpassningar av systemet."

"De är jättehjälpsamma och återkopplar snabbt via e-post."

5. Prisvärdhet och kostnadskontroll

Flera användare menar att systemet hjälpt företaget att hålla koll på tider och kostnader, vilket bidragit till flera betydande besparingar:

"Får bra koll på tider och kostnader."

"Har sparat pengar för företaget."

Förbättringsområden och utmaningar

1. Begränsningar i funktionalitet

Några användare efterlyser förbättringar i funktioner såsom:

• Möjlighet att använda färger för olika roller/personer i scheman

• Att det ska gå att skicka passändringar direkt från dagsöversikt

• Möjlighet att välja enskilda personer i veckoöversikten

• Att funktioner ska gå att kopiera

• En app för chefer (istället för bara webbinloggning)

2. Tekniska störningar

Några enstaka användare har upplevt tekniska problem, som bland annat felmeddelanden vid planering.

Affärskritiska problem som Timeplan löser

• Effektiv schemaläggning och planering

• Kommunikation med medarbetare kring scheman, semester och sjukdom

• Löneunderlag och OB-beräkningar

• Onboarding via digitala signeringar

• Kostnads- och tidskontroll

• Förenklad administration genom mobilåtkomst

Helhetsbetyg från användarna

De flesta användare är riktigt nöjda med Timeplan. Systemet upplevs som enkelt att använda, smidigt och flexibelt, med bra stöd och många smarta funktioner för schemaläggning. Det finns några småsaker att förbättra – men inget som stör helhetsintrycket.

Timetjek

Här är en sammanfattning av omdömena om systemet som Timetjek erbjuder, främst från mindre företag i Sverige:

Styrkor och fördelar

1. Användarvänlighet och enkelhet

Nästan alla användare lyfter fram enkelheten i Timetjeks gränssnitt som en stor fördel. Systemet upplevs som lättanvänt för såväl administratörer som för anställda.

Här är några av omdömena:

"Smidigt och lättarbetat system."

"Enkelheten och tydligheten."

"Lätthanterligt och överskådligt personalsystem."

2. Effektiv lönehantering

Timetjek förenklar löneadministrationen. “En löneadministratörs dröm”– ja, så beskrivs den automatiska importen av schemalagda tider till lönekörningen.

"Lönekörningen är löst med två knapptryck."

"En hög automatiserad lönehantering för minsta behövda tidsbehov."

3. Support och kundservice

Flera säger att support och kundservice från Timetjek är både lyhörd och proffsig och att de snabbt får hjälp med problem. Vidare ges beröm för tillgängligheten och att leverantören strävar efter att alltid vilja vidareutveckla produkten.

Här är två röster:

"Supporten löser det – och om de inte gör det så löser de det ändå!"

"Snabb och proffsig återkoppling."

4. Kontroll och överblick

Systemet ger en god överblick över personalplanering, kostnader och frånvaro, något som enligt användarna sparar tid och förbättrar deras planeringsprocesser:

"Bra överblick i både personalplanering och personalkostnad."

"Enkelheten med instämpling, lönehantering, sjukanmälan och egentligen all personalhantering."

Förbättringsområden och utmaningar

1. Saknas responsiv mobilapp

En återkommande förbättringspunkt är att det ännu inte finns en mobilapp som anpassar sig till olika skärmstorlekar.

"Att det inte finns en responsiv app ännu."

2. Begränsningar i vissa specialfunktioner

Några användare nämner brister i specifika scenarier, till exempel vid skapande av arbetsgivarintyg för olika anställningsformer, vilket krävt manuell hantering.

Affärskritiska problem som Timetjek löser

• Schemaläggning och översiktlig planering av personal

• Automatiserad lönehantering och OB-beräkning

• Kommunikation med personalen

• Snabb onboarding och HR-relaterade uppgifter

• Integrering med andra system, exempelvis TruePos

Helhetsbetyg från användarna

Användarna är genomgående väldigt nöjda med Timetjek. Systemet beskrivs som en effektivt, modernt och användarvänligt – och att det är en helhetslösning för små och medelstora företag inom flera branscher. Bra suppoer, lönehantering och planering är också fördelar som nämns.

TooEasy

Här är en vad användarna säger om TooEasy, som levererar främst till små till medelstora företag.

Styrkor och fördelar

1. Enkelhet och transparens

TooEasy anses vara lätt att komma igång med och att jobba i. Gränssnittet är tydligt, vilket underlättar onboarding och för den dagliga användningen.

"Enkelt och transparent system för alla anställda."

"Överskådligt och lätt att lära sig."

2. Omfattande funktionalitet för tidshantering

Systemet stödjer flera viktiga personaladministrativa uppgifter, inklusive tidsrapportering, planering, komptimmar, semesterdagar och benchmarking.

"TooEasy förkortar alla våra processer."

"Komplett lösning för allt däromkring – planering, uppföljning och benchmarking."

3. Support i toppklass

Alla användare betonar den otroligt bra supporten. Stöd och support beskrivs som snabb, hjälpsam och mycket lösningsorienterad.

Här är tre talande citat:

"Den fenomenala supporten."

"Bra support."

"Oklanderligt!"

Förbättringsområden och utmaningar

1. Design och användarupplevelse i appen

En användare efterfrågar en förbättrad design för mobilappen – men en ny version är faktiskt redan under utveckling.

2. Repetitivt arbetsflöde

Vissa delar av systemet upplevs som lite upprepande, så här finns utrymme att göra gränssnittet lite smidigare.

3. Begränsningar i statistikmallar

Ett företag tycker att statistikmallarna inte riktigt passar deras specifika behov.

Affärskritiska problem som TooEasy löser:

• Kontroll och planering av bemanning

• Effektivisering av administrativa processer

• Benchmarking mellan enheter (t.ex. butiker)

• Uppföljning av tid, frånvaro, semestrar och komptid

Helhetsbetyg från användarna

Sammanfattningsvis är användarna väldigt nöjda med TooEasy. Det ses som ett modernt, flexibelt och pålitligt system för bemanning och personalhantering. Användarvänligheten och den proffsiga supporten får mest beröm, medan några önskar lite finslipning på appens design och vissa detaljer i funktionerna – men sammantaget får systemet mycket höga betyg.

Caspeco Personal

Här är en sammanfattning av Caspeco Personal från en driftschef på ett litet företag – observera att detta alltså är en utvärdering baserad på endast ett omdöme.

Styrkor och fördelar

Prognosfunktion och AI-stöd

Användaren uppskattar Caspecos funktioner för prognostisering i kombination med AI, vilket underlättar både planering och analys av personalbehov.

Förbättringsområden och utmaningar

Schemaläggning via mobil

Mobilupplevelsen vid schemavisning eller schemaläggning upplevs som ett svagare område. Detta tyder på brister i gränssnittet eller funktionalitet i appen.

Affärskritiska problem som Caspeco löser

• Schemaplanering

• Prognoser

• Analys

Caspeco används för att göra personalplaneringen smidigare med hjälp av data – något som är extra viktigt i verksamheter med mycket bemanning.

Vad som verkligen gör skillnad i ett schemaläggningsprogram

Ett bra schemaläggningssystem gör mer än att bara hålla koll på tider – det förenklar vardagen, gör personalplaneringen mer effektiv och ger bättre kontroll på resurser och kostnader. När vi på BusinessWith jämför system som ATOSS, Timeplan, Timetjek, TooEasy och Caspeco Personal ser vi att det som spelar störst roll för användarna är hur lätt systemet är att använda, hur mycket som kan automatiseras, hur bra det funkar i mobilen – och hur bra supporten är.

De bästa systemen är enkla att komma igång med, smidiga att jobba i på daglig basis och funkar både för planering och långsiktig strategi. Samtidigt märks det att även avancerade system tappar värde om de är krångliga, saknar mobilstöd eller kräver mycket manuell hantering.

För dig som söker en lösning för schemaläggning bör du inte bara grunda valet på funktionalitet, utan också på hur väl systemet passar just ert företag eller organisation, branschen och vad ni har för behov av flexibilitet och skalbarhet. Det är helheten – användarupplevelse, teknik, och service – som avgör om ett system är en långsiktig tillgång eller en framtida flaskhals.

Är du fortsatt osäker på vilket schemaläggningsprogram som passar ditt företag? Testa BusinessWiths guide för schemaläggningsprogram – och få en anpassad rekommendation efter just ert företags behov!