Topplista: Bästa ledningssystemen

Så utvärderar du ledningssystem – en introduktion

I takt med att organisationer ställer allt högre krav på struktur, kvalitet, spårbarhet och effektivitet ser vi på BusinessWith att behovet av att jämföra ledningssystem ökat markant. För att hjälpa dig och din verksamhet att hitta rätt ledningssystem på marknaden har vi därför analyserat användarupplevelser och omdömen för ett urval av olika ledningssystem.

Tanken med jämförelsen är att lyfta fram vad som faktiskt gör ett ledningssystem riktigt bra – utan att peka ut några specifika produktnamn.

Grunden för våra resultat

Vår jämförelse bygger på en sammanställning av användaromdömen från företag i olika branscher och storlekar. Här har vi valt att fokusera på sådant som återkommer i de flesta av recensionerna – användarvänlighet, funktionalitet, flexibilitet, teknisk stabilitet och support.

Varje kriterium har analyserats utifrån såväl positiva som kritiska omdömen. För att visa skillnaderna tydligt har vi försökt ge dig en så bra överblick som möjligt för att du enkelt ska kunna förstå vilka styrkor och utmaningar användarna upplever i olika system.

Den här jämförelsen är tänkt att fungera som ett praktiskt verktyg när du ska välja eller utvärdera ledningssystem – oavsett om syftet är att effektivisera era interna processer, förbättra regelefterlevnad, uppnå certifieringar eller jobba smartare.

Välkommen till BusinessWiths topplista – framtagen av användare, för användare.

Egenskaper som utmärker ett bra ledningssystem

1. Användarvänlighet och enkel navigering

Ett effektivt system ska vara intuitivt, även för användare som inte har någon större teknisk erfarenhet. Det ska vara lätt att hitta relevant information, och behörigheter ska styra innehållet varje användare ser. Vidare är det en utmärkande egenskap att det ska krävas mycket lite utbildning för att komma igång med ett nytt system.

Kännetecken för ett bra ledningssystem:

• Tydligt gränssnitt och logisk struktur

• Smidig tillgång till dokument och verktyg

• Enkelt att söka, filtrera och rapportera

2. Flexibilitet och skalbarhet

Ett bra ledningssystem ska gå att anpassa efter era behov, oavsett storlek på företaget eller vilken bransch ni verkar inom. Det är ett flexibelt system med moduler för till exempel avvikelsehantering, risker och processer – och det kan anpassas i takt med att organisationen utvecklas.

Kännetecken:

• Skalbart – från liten till stor organisation

• Byggd i moduler – välj bara de delar som behövs

• Går att anpassa efter roller, processer och arbetsflöden

3. Automatisering och ansvarsfördelning

Ett välfungerande system minskar det manuella arbetet tack vare automatiserade arbetsflöden, notifieringar och tydliga ansvarsfördelningar. Detta stärker även spårbarheten och minskar att det begås misstag eller fel.

Kännetecken:

• Notiser när något behöver åtgärdas

• Tydliga flöden för godkännanden och avvikelsehantering

• Minskad administration – ökad kontroll

4. Stöd för regelefterlevnad och standarder

Ett riktigt bra ledningssystem hjälper verksamheten att följa regler och lagar för efterlevnad och underlättar för dokumentation och revision. Det hjälper också till att uppfylla ISO-standarder som exempelvis 9001, 14001 och 45001 eller andra branschkrav.

Kännetecken:

• Verktyg för ISO-uppföljning, miljöaspekter, lagkrav

• Checklistor, riskmatriser och spårbar versionhantering

• Visualiserar era KPI:er och vad som kan förbättras

5. Integration och centralisering

Ledningssystemet är navet i organisationens informationsflöde, vilket ställer höga krav på att det ska gå att integrera med andra system som exempelvis HR, ERP eller CRM. Det ska även gå smidigt att samla all dokumentation på rätt plats.

Kännetecken:

• Funkar ihop med andra system och datakällor

• En gemensam plats för viktiga dokument och data

• All information samlad – inget mer informationskaos

6. Support och partnerskap

Support i toppklass och lyhördhet från leverantören är avgörande när du väljer system. Ett bra ledningssystem ska backas upp av ett förstklassigt supportteam som kan svara på frågor och hjälpa till, när du behöver.

Kännetecken:

• Tillgänglig, snabb och personlig support

• Ett team som förstår er verksamhet

• Leverantör som proaktivt förbättrar systemet

Vanliga utmaningar i sämre ledningssystem

1. Otillräcklig funktionalitet

När funktioner som diarieföring, projekthantering eller vyer anpassade efter olika roller saknas, blir systemet ofta mer till hinder än hjälp och användarvänligheten blir lidande.

Exempel på utmaningar:

• Svårt att se vilka dokument man har läst – och inte

• Ingen smidig koppling till andra system

• Funktioner som användarna förväntar sig finns inte

2. Bristande användarstöd

Om utbildning och upplärning är begränsad, eller om systemet är svårt att läsa sig – drar det ner användarvänligheten markant. Detta kan leda till låg användningsgrad eller felaktig hantering.

Exempel på utmaningar:

• Saknas lathundar, guider och utbildning

• Begränsad onboarding eller upplärning

• Användaren lämnas att ”klara allt själv”

3. Teknisk instabilitet och utdaterad design

Buggar, långsamma laddningstider och ett gränssnitt som känns utdaterat försämrar upplevelsen och kan skapa stor frustration hos användaren.

Exempel på utmaningar:

• Svårt att redigera eller mata in ny information

• Layout som varken är mobilanpassad eller modern

• Otydligt om klick och val går igenom – ingen bekräftelse

4. Begränsningar i åtkomst och säkerhet

När system inte erbjuder viktiga funktioner som exempelvis inloggning via BankID eller offline-tillgång, kan det påverka både säkerhet och tillgänglighet negativt. En modern användare förväntar sig kunna arbeta på språng, utan problem.

Exempel på utmaningar:

• Begränsad tillgång utan internet

• Inga alternativ för säker inloggning

• Svårigheter att nå systemet på språng

Så tycker användarna – en översikt av våra omdömen

Centuri
Add Ledningssystem
Clarendo
Datakvalitet
EcoTech

Centuri

Här är en sammanfattning av de omdömen om ledningssystemet Centuri, strukturerat i teman för tydlig överblick:

Styrkor och fördelar

1. Enkelhet och användarvänlighet

Många av BusinessWiths kunder lyfter fram att Centuri är enkelt att använda:

• Plattformen är lätt att komma igång med och är intuitiv – även för tekniskt ovana användare

• Det är lätt att söka och hitta dokument

2. Skalbarhet och flexibilitet

Användarna menar att Centuri fungerar bra oavsett hur stort deras företag är:

• Enkelt att lägga till eller ta bort användare samt att man kan välja funktioner – vilket gör det kostnadseffektivt.

• Flexibelt upplägg som kan skräddarsys efter era behov.

3. Automatisering och ansvarsfördelning

Systemet kan automatisera processer och minska företagets manuella arbete, menar de användarna som betygsatt systemet. Användaren får en notis när något kräver dennes insats – vilket tydliggör ansvar och ses som ett stort plus.

4. Stöd för kvalitet och regelefterlevnad

• Samlar viktiga rutiner och instruktioner på ett ställe

• Gör det enklare att följa regler och krav

• Ger bättre koll på dokument, avvikelser och ärenden

5. Integration och centralisering

• Kan länka till andra system

• Hjälper till att minska informationskaos

• Förbättra förståelsen för de olika systemens funktion

6. Support och samarbete

Enligt Businesswiths kunder ger leverantören bra stöd och god service vid behov av hjälp eller anpassningar. Användarna betonar även att Centuri dessutom är lyhörda för förbättringsförslag.

Förbättringsområden och utmaningar

1. Diarieföring saknas

Flera användare menar att det är ett minus att en funktion för diarieföring saknas. Detta är främst efterfrågat av offentliga verksamheter eller organisationer där dokumentation är extra viktig.

2. Individanpassade vyer och dokumenthantering

Vissa användare menar att de gärna skulle vilja se en förbättring av följande:

• Att det ska vara möjligt att visa innehåll baserat på användarens roll

• Möjlighet att kunna filtrera bort eller bocka av redan lästa dokument

3. Begränsningar i funktionalitet

Vissa användare hade önskat att systemet även innefattade:

• Projekthantering

• Lönesystem

• CRM-system

Även om dessa system inte tillhör Centuris affärsmodell, är det något som påverkar helhetsintrycket av systemet.

4. Utbildningsbehov

En användare missade utbildningen och behövde själv sätta sig in i systemet – och upplevde detta som ett hinder. I övrigt har vi inte fått några klagomål angående onboarding.

Affärsnytta och resultat

BusinessWiths kunder som gett sina omdömen, menar att Centuri skapar värde genom att:

• Samla och tillgängliggöra dokumentation

• Minska fel, öka spårbarheten och förbättra kvaliteten

• Minskar administration, vilket frigör tid för andra arbetsuppgifter

• Stärker verksamhetens säkerhet, effektivitet och efterlevnad

Helhetsbetyg från användarna

Centuri får genomgående positiva omdömen för sin användarvänlighet, flexibilitet och automatisering. Det ses dessutom som ett verktyg som förbättrar kontrollen över dokumentflöden och kvalitetssäkring. De förbättringsområden som har nämnts är framför allt diarieföring och önskan om individanpassade vyer – men leverantören framstår som lyhörd och utvecklingsinriktad, vilket skapar ett helhetsbetyg som är mycket högt.

Add Ledningssystem

Här är en sammanfattning av omdömena som Add Ledningssystem fått, baserat på en många olika användares erfarenheter – vilket ger en bred bild:

Styrkor och fördelar

1. Effektivisering och struktur

Systemet får tummen upp för sina optimerade processer, tydliga översikt, vilket användarna menar gör det lätt att lösa flaskhalsar och därmed förbättrar arbetsmiljön.

• Många ger höga betyg för att systemet innebär minskad administration och ökad produktivitet

• Systemet gör att alla jobbar på samma sätt – även i stora organisationer med personal på olika platser

2. Användarvänlighet och tillgänglighet

Plattformen är enkel att använda, även för användare som inte använder den ofta. Det skräddarsydda systemet gör att medarbetarna bara ser det som är relevant för dem när de loggar in. Att rapportera eller hantera ärenden känns enkelt och lätt att förstå, så sammanfattningsvis får ledningssystemet höga betyg för användarvänligheten.

3. Flexibilitet och anpassning

Add Ledningssystem samlar flera delar i ett och samma system – till exempel intranät, dokumenthantering, ärenden, risker och processer, menar våra användare:

• Skalbart för att växa med verksamheten, och funkar för allt från småföretag till stora organisationer

• Systemet följer ISO-standarder och används ofta för kvalitets- och miljöarbete

4. Support och leverantörsstöd

Supporten beskrivs som snabb, trevlig och hjälpsam, även om vissa önskar tillgång via telefon. I det stora hela beskriver användarna att de har ett gott samarbete med leverantören, särskilt vid uppstart eller frågor kring olika funktioner.

Förbättringsområden och utmaningar

1. Inlärningskurva och utbildning

Flera användare menar att det krävs en viss förkunskap för att komma igång, särskilt vid uppstart. Det finns även önskemål om fler lathundar och utbildningsmaterial för att underlätta onboarding.

• Begränsningar i vissa funktioner

• Redigering direkt i dokument saknas – upplevs som begränsande

• Riskhanteringsmodulen upplevs ibland som för generell – efterfrågas mer differentiering för olika arbetsmiljöer

• Ingen BankID-inloggning tillgänglig, vilket flera upplever som en nackdel när det kommer till säkerhet

2. Tekniska beroenden

Utan internetuppkoppling påverkas åtkomsten till systemet direkt.

Affärsnytta och resultat

• Tidsbesparing och minskad manuell hantering.

• Förbättrad kontroll och kvalitetssäkring inom hela organisationen.

Hjälper företag att:

• Uppnå och behålla sina ISO-certifieringar

• Hålla ordning på avvikelser, förbättringar och dokument – med full spårbarhet

• Samla allt på ett ställe för en bättre överblick

Helhetsbetyg från användarna

Add Ledningssystem får genomgående mycket bra omdömen från användare i olika branscher och företagsstorlekar. Det upplevs som ett kraftfullt, flexibelt och lättanvänt system som skapar ordning och höjer kvaliteten i arbetet.
En del lyfter mindre förbättringsområden som utbildning, dokumenthantering och riskbedömning – men i det stora hela är upplevelsen positiv, med tydliga effekter på både arbetssätt och resultat.

Clarendo

Här är en sammanfattning av omdömena för Clarendo och deras ledningssystem som heter TIM. Omdömena kommer från användare i både små, medelstora och stora företag:

Styrkor och fördelar

1. Enkelhet och användarvänlighet

Systemet beskrivs som enkelt, tydligt och logiskt – även för användare som inte är tekniska. Det användarvänliga gränssnittet gör det även lätt för varje medarbetare att se relevant information. Sammantaget får Clarendo höga betyg för sin tydlighet och transparens.

2. Stöd för ISO och verksamhetsstyrning

Clarendo ger ett brett stöd för ledningsarbete – både för att uppfylla ISO-krav och för att styra hela verksamheten på ett strukturerat sätt. Funktioner som lagbevakning, miljöaspektmatriser och uppföljning av ISO-standarder tycker användarna går att hantera effektivt i systemet. Vidare bidrar Clarendo till att det blir lätt att förebygga problem och att man kan arbeta mer proaktivt.

3. Support och samarbete

Användarna skräder inte på orden när det gäller supporten:

"Oslagbar"
"Fantastisk"
"Kunnig"

Leverantören lyfts fram för sitt engagemang, snabba återkoppling och för att de förstår kundernas behov. Många lyfter att de bygger ett långsiktigt samarbete och att Clarendo har fokus på lösningar och god kommunikation.

4. Engagemang och involvering

Systemet är byggt för att involvera hela företaget – inte bara ledningen. Användarna upplever även att systemet skapar ordning och reda.

Förbättringsområden och utmaningar

1. Systemlogik och uppbyggnad

Vissa upplever att det inte alltid är helt logiskt uppbyggt, även om det är ett stort problem. Att lära sig systemet kan vara en utmaning för vissa, men Clarendo beskrivs som stöttande.

2. Integrationer

Några användare önskar bättre integration med sina andra verksamhetssystem.

Affärsnytta och resultat

• Förbättrad struktur och dokumentstyrning över hela organisationen

• Mindre risk för fel

• Tidseffektivisering, särskilt i uppföljning, lagkrav och ISO-relaterat arbete.

• Clarendo bidrar till ständig utveckling och förbättring.

Helhetsbetyg från användarna

Clarendo och TIM får höga betyg för användarvänlighet, stöd för ISO-arbete, kompetent support och kundrelationer. Systemet upplevs av BusinessWiths kunder som en komplett lösning som förbättrar både processer som struktur. Tummen upp för bra support.

Datakvalitet

Här följer en sammanfattning av användarnas omdömen för ledningssystemet Datakvalitet, baserat på erfarenheter från olika roller och företagsstorlekar i både Sverige och Norge:

Styrkor och fördelar

1. Tydlighet och användarvänlighet

Användarna uppskattar ett tydligt gränssnitt där moduler och fönster ser likadana ut och är lätta att känna igen. Systemet kräver nästan ingen utbildning och är enkel att implementera, även för större organisationer. Förutom det beskrivs checklistor, appar som ett plus samt att det är snabb tillgång till manualer underlättar det dagliga arbetet.

2. Omfattande funktionalitet och kopplingar

Nedan funktioner får genomgående bra omdömen:

• Avvikelser

• Förbättringar

• Revisioner

• Riskanalyser (inkl. SJA)

• Kompetensstyrning

• Dokumenthantering med versionskontroll

• Systemet är byggt logiskt i moduler, vilket underlättar för navigation.

• Användarna uppskattar även funktioner som KPI-visualisering, rapportskapande och möjligheten att färgkoda.

3. Flexibilitet och anpassning

Systemet kan anpassas efter företagets egna processer och behov, vilket gör det värdefullt för både små och stora organisationer.

Appar för till exempel skyddsronder är enkla att använda och går att anpassa efter verksamheten.

4. Stöd för standarder och regelefterlevnad

Uppfyller krav enligt flera ISO-standarder som ISO 9001, 14001, 17025 och 45001. Datakvalitet hjälper organisationer att nå och upprätthålla efterlevnad inom kvalitet, miljö, arbetsmiljö och laboratoriekrav.

5. Support och samarbete

Användarna uppskattar snabb och kompetent support, särskilt vid konfiguration och driftstart. Konsulterna beskrivs som pålästa, lösningsorienterade och effektiva.

Förbättringsområden och utmaningar

1. Buggar och stabilitet

Flera nämner att buggar inledningsfasen, även om det inte är särskilt vanligt.

2. Design

Några upplever att design och gränssnitt i vissa delar känns föråldrade. Layout och rapportfunktioner beskrivs som helt acceptabla, men skulle kunna vara bättre.

3. Kontaktvägar och kundtjänst

Några användare nämner att de önskar att det var lättare att få direktkontakt med supporten (inte bara digital support).

Affärsnytta och resultat

• Tidsbesparing och effektivitet, särskilt vid revisioner och rapportgenerering

• Bättre struktur och överblick i hela verksamheten – från processkontroll till regelefterlevnad

• Underlättar proaktiv riskhantering och snabb återkoppling i kvalitetsarbetet

Helhetsbetyg från användarna

Datakvalitet beskrivs som ett flexibelt och kraftfullt ledningssystem som skapar stort värde – oavsett om det används i ett litet företag eller en större organisation. Användarna lyfter särskilt fram systemets tydliga struktur, ISO-stöd, modulära uppbyggnad och den pålitliga supporten. Även om det finns vissa mindre brister i gränssnittet och bugghantering, är helhetsintrycket mycket positivt – med fokus på effektivitet, anpassningsförmåga och affärsnytta.

EcoTech

Här är en sammanfattning av de fem omdömena för ledningssystemet EcoTech, baserat på användarrecensioner från olika företagstyper i Sverige. Observera att de alla kommer från mars 2024:

Styrkor och fördelar

1. Användarvänlighet och enkelhet

Flera användare lyfter fram att plattformen är enkel att använda och lättnavigerad. Gränssnittet upplevs som överskådligt och att det passar olika typer av användare.

"Servicenivån och enkelheten i plattformen."

"Enkelt och överskådligt."

2. Mycket engagerad och tillgänglig support

EcoTechs supportteam och konsulter, får mycket beröm för sin snabbhet, tydlighet och personliga engagemang:

"Snabb support, tydlighet samt lyhördhet."

"Det stora och personliga engagemang som konsulten (Ellen Lilja) lägger ner."

3. Funktioner för efterlevnad och dokumentation

Systemet gör det enklare för företag att följa lagkrav och minskar risken att viktiga dokument försvinner. Användarna uppskattar särskilt funktioner som lagprenumerationer, smart sökfunktion och spårbar dokumenthistorik.

"Prenumerationen på lagtexter förstås. Bra med spårbarhet i äldre versioner av dokument."

"Slipper problem med kopior eller försvunna dokument."

4. Flexibilitet och anpassningsbarhet

Många tycker att systemet är kundanpassat och integrerbart, vilket gör det lätt att passa in i de arbetsflöden man redan har.

Här är ett talande citat:

"Kundanpassning och flexibilitet!"

Utmaningar och förbättringsområden

1. Efterlevnad av lagar och regler

En användare önskar mer riktade kontroller mot specifika användare och möjlighet till anpassade svar vid kontroll av lagefterlevnad.

"Lagefterlevnadskontroll kan göras bättre – rikta mot utvalda användare..."

2. Kunskapsbrist

En recensent uttryckte viss oro över bristande kunskap i vissa delar av systemet eller hos supportpersonal.

3. Dokumentredigering och avvikelsehantering

Redigeringsverktyget i dokument kan ibland vara problematiskt, och det finns önskemål om mer flexibilitet i hantering av avvikelser.

"Redigeringsverktyget i dokument kan strula ibland."

"Avvikelsehanteringen bör bli mer redigerbar för den som är ansvarig."

Affärskritiska problem som EcoTech löser

• Säker och spårbar dokumenthantering

• Lagefterlevnad och kvalitetsarbete

• IT-modernisering och systemintegration

• Förbättrad intern kommunikation kring rutiner och avvikelser

Helhetsbetyg från användarna

Användarna är överlag mycket nöjda med EcoTech som ledningssystem. Det upplevs som en effektiv lösning som fungerar bra för både små och stora organisationer.

Insikterna från fem populära ledningssystem

Efter att ha granskat fem olika ledningssystem – Centuri, Add Ledningssystem, Clarendo, Datakvalitet och EcoTech – blir det tydligt för oss på BusinessWith vad som kännetecknar ett starkt och modernt system. Omdömena kommer från användare i både stora och små organisationer, och från personer i såväl operativa som strategiska roller.

Gemensamt för alla system är att de får höga betyg när det gäller användarvänlighet, dokumenthantering och stöd för regelefterlevnad. Det som skiljer dem åt är framför allt hur väl de erbjuder automatisering och kan integreras med andra system, går att anpassa efter olika verksamheters behov och att de levererar personlig och lättillgänglig support.

Det märks också att ett framgångsrikt ledningssystem inte bara handlar om tekniska funktioner. Minst lika viktigt är samarbetet med leverantören, skalbarheten och hur bra det hjälper till att skapa struktur i ett komplext informationsflöde.

Vad som verkligen gör skillnad i ett ledningssystem

Ett bra ledningssystem är lätt att använda, går att anpassa och ger bra stöd för att följa lagar och regler. Det hjälper organisationer att höja kvaliteten, jobba mer effektivt och samarbeta bättre – oavsett bransch eller storlek. Samtidigt visar vår jämförelse att även de mest omtyckta systemen kan bli bättre, särskilt när det gäller diarieföring, logik i systemet och stöd för utbildning.

Är du fortsatt osäker på vilket ledningssystem som passar ditt företag? Testa vår guide för ledningssystem och få en anpassad rekommendation efter dina behov.