Utmaningar med att ha separata HR-system och hur du kan lösa det

Det finns fördelar med att ha ett integrerat HR-system. Det samlar din data på ett enda ställe och sparar tid när du behöver använda den. Ändå finns det många företag som arbetar på tvärs över flera olika HR-system, och detta har sina utmaningar.

Det kan vara så att ett system sköter löneutbetalning och löneutveckling, ett annat håller koll på medarbetarnas prestationer och kompetensutveckling, medan ett tredje sköter rekrytering och anställningsintervjuer.

Det kan vara svårt och tidskrävande i längden när man använder separata system för olika processer. Och det kan visa sig vara ett problem när det gäller att stödja hela medarbetarresan från att attrahera kandidater till offboardingen av en anställd.

Utmaning 1: Brist på integration försvårar leverans och rapportering

Förutom svårigheten att behöva granska flera inloggningsuppgifter, orientera sig i olika gränssnitt och navigera i olika system är det en svaghet att uppgifterna inte samlas in, utan sprids ut. Detta gör det svårare att göra korrekta och exakta rapporter. Data måste först flyttas över, vilket kan innebära utmaningar i förhållande till formatering och registrering, samt det ökar risken för fel. Att integrera data kräver manuell hantering och därmed också tid som kunde ha lagts någon annanstans.

Lösning: Den självklara lösningen är att integrera all din data i ett enda system, alternativt att använda system som talar samma språk och kan effektivisera överföringen av informationen. Detta kommer att skapa en mer effektiv och sammanhållen HR-administration och göra det lättare för dig att hantera medarbetardata över olika processer – och detta under hela medarbetarresan.

Utmaning 2: Olika arbetsprocesser resulterar i olika behandling

Att navigera mellan olika system kan leda till förvirring och ineffektivitet, men också leda till olika praxis beroende på systemens arbetsflöden och arkitektur. Detta kan påverka utbildningen av nyanställda om processerna inte ramas in väldigt specifikt. På så sätt skulle olika system kunna leda till olika behandling, vilket både kan försvåra onboarding, ligga i gränslandet för företagets utbildningspolicy och leda till andra utmaningar på sikt.

Lösning: Om du vill ha en enhetlig onboarding och introduktion är det nödvändigt att ha standardiserade processer på plats som följer bästa praxis på området. Det är viktigt att denna process fungerar i alla dina HR-system. Här kan ett integrerat system hjälpa till, så att det inte uppstår olika lösningar beroende på plattform.

Utmaning 3: Olika leverantörer och höga kostnader

Det kan vara flera olika leverantörer inblandade när organisationer använder separata HR-system för att utföra olika uppgifter. Detta kan skapa problem med support och underhåll, enhetlig funktionalitet och kompatibilitet över systemen.

Det kan också leda till ökade kostnader för företaget. Att inhandla olika system från olika leverantörer blir snabbt dyrare än att ha en integrerad lösning från en enda leverantör. Samtidigt kräver administrationen och underhållet av separata system ofta flera medarbetare och därmed också mer resurser.

Lösning: Att begränsa antalet leverantörer är ett klokt beslut. Det gör det enklare att administrera och underhålla systemen, det gör det lättare att få support och det kräver därför mindre resurser för att hålla funktionaliteten oförändrad.

Är du intresserad att fördjupa dig mer? Ta kontakt med Talentech eller besök deras populära webinar i ämnet.