HR system: 5 tips på hur du skall välja rätt HR-system

Det finns många faktorer att ta hänsyn till vid val av HR-system. Att välja rätt system för just ditt företag kan kännas både svårt och tidskrävande. Dessutom är det ofta en kostbar investering, vilket gör att det blir än viktigare att hitta rätt i HR-djungeln direkt. Genom att ställa dig själv ett antal frågor och utvärdera vad systemets mål är för företaget blir processen dock lättare. Här listar vi fem tips som förhoppningsvis gör ditt val både enklare – och mer njutbart.

Analysera och bestäm HR-systemets mål

Varför behöver ditt företag ett HR-system? Är det för att göra livet lättare för dig och dina kollegor på avdelningen, eller vill ni även hitta ett verktyg som kan användas av medarbetarna? Har ni redan andra system som behöver integreras med det nya? Att ha allt på ett och samma ställe kan i längden löna sig, då det underlättar att få översikt över både HR-data, rapporter och personalsystemet. Varje företag är unikt och det är svårt att hitta en standardlösning som funkar för alla. Fundera över vilka problem som det nya systemet ska lösa i er organisation.

Kontrollera användarvänlighet

Det finns en uppsjö av HR-system i Sverige, men är ni ett internationellt företag bör ni se över hur väl systemet kan anpassas till de länder ni finns i. När du väl har formulerat syftet med systemet och vet i hur stor grad det ska användas av medarbetarna, blir det enklare att bedöma hur viktig användarvänligheten är. Inget företag vill ha ett system som är för krångligt om målet är att det ska användas av medarbetarna. Vill ni gå mer mot self-service, alltså att medarbetarna har mer kontroll över de olika delarna i anställningen? Då är det bra om systemet är användarvänligt och ger en bra översikt. Fråga dig vilka funktioner som är mest nödvändiga för er organisation.

Formulera företagskulturen

Ju mer information och förväntningar du lyckas formulera innan ditt val av system, desto lättare blir det för leverantören. Var kritisk i din kravspecifikation och våga ställa de "jobbiga" frågorna. Precis som i alla fall av köp och sälj vill leverantören självfallet sälja så mycket som möjligt, och har du inte riktigt koll på vad det är du letar efter blir risken större att du kommer hem med ett system som kanske inte alls passar företaget. Ett viktigt tips är hur väl systemet passar i er företagskultur. Hur mycket vill ni digitalisera? Vad har ni för expansionsplaner – vill ni växa och finnas i tio länder om tio år? Då är det viktigt att ni hittar ett HR-system som kan vara med på den resan. Eller är ni trygga där ni står och vill endast ha ett HRM-system eller HCM-system som förenklar vissa processer? Du har svaret.

Se över kundservice och support

Eftersom implementeringen av ett nytt system kan kännas omfattande, är det bra om du väljer en leverantör som du klickar med och som kan ge dig, dina kollegor och medarbetare hjälp under resans gång. Men det stannar inte här. Om HR-systemet till stor del kommer att användas som en medarbetarportal, är det av stor vikt att leverantören har bra kundservice och support. Tanken är ändå att systemet ska frigöra tid från dig och dina kollegor, eller hur? Kolla gärna vilka omdömen leverantören fått av andra företag och våga lita på din egen magkänsla.

Syna budgeten

Budgeten är direkt avgörande vid val av HR-verktyg eller HR-system. Se till att ledningen har förstått behovet av system och att du hittar ett som kan användas under en lång tid framöver. Pengar må vara tråkigt att tänka på, men är budgeten begränsad behöver du formulera vilka funktioner som är essentiella och vilka som bara är ”nice-to-haves”. Det finns många fantastiska HR-leverantörer, men se till ditt bästa och syna prismodellen i sömmarna. Finns det några kostnader ni inte räknat med? När det gäller budget kan det även här vara läge att kolla med andra företag som har den lösning ni vill ha för att höra vad de kan ge för råd.

Vill du ha ännu fler tips? Vi finns här för dig. Välkommen att höra av dig till nicolas.zavala@businesswith.se