Bli rekommenderad rätt Ärendehanteringssystem till ditt företag

Ett ärendehanteringssystem är en digital plattform som hjälper företag och organisationer att hantera förfrågningar och arbetsuppgifter. Ärendehanteringssystemet samlar frågorna på ett och samma ställe, säkerställer att inga frågor tappas bort och förenklar processerna. I dag finns ärendehanteringssystem med AI som optimerar processerna, vilket gör systemen ännu mer effektiva.

Med ett ärendehanteringssystem kan ni ta er ärendehantering till nya nivåer och därmed öka kundnöjdheten. ÄHS-systemet blir en central plats för alla förfrågningar och ärenden, oavsett kanal, och ni får möjlighet att ge kunderna service av rätt medarbetare vid rätt tidpunkt.

Kul att ni är intresserade av att använda ett ärendehanteringssystem. Som med många andra system erbjuder marknaden ett flertal och ni behöver ta reda på vilket som passar just er bäst. Vi på BusinessWith föreslår alltid att ni börjar inifrån för att hitta rätt system. Vilken organisation arbetar du i, vilka medarbetare har ni och vilken bransch verkar ni i? Hur ser budgeten ut? Det finns många typer av system, med olika nivå på till exempel användarvänlighet och support, och det är viktigt att ni utgår från er själva och vad ni behöver.

Andra relevanta frågor är huruvida ni är en stor organisation eller en liten och om ni vill att ÄHS-systemet ska kunna integreras med andra system. En viktig fråga är huruvida kunderna ska kunna logga in och följa sina egna ärenden; om så behöver ni givetvis välja ett system med den funktionen. Titta gärna i spåkulan: Hur ser er framtid ut? Det är alltid klokt att tänka skalbarhet, om ni ser er själva som ett växande företag.

Det kan vara bra att veta att ärendehanteringssystem ibland kallas för ärendesystem eller ärendehanteringsprogram. Det händer även att de blandas ihop och lite slarvigt förväxlas med CRM-system, men det är inte riktigt samma sak. Ett CRM-system är bredare och används på ett annat sätt. De har ett mycket tydligare kundfokus än ärendehanteringssystemet, som fokuserar på just ärenden och uppgifter.

Med rätt ärendehanteringssystem ökar er effektivitet och produktivitet. När du vet vad du och er organisation har för krav och vad ni behöver är det dags att börja jämföra ärendehanteringssystem. Som med många andra system varierar ÄHS-systemen i storlek, från små enkla system som passar yngre och mindre organisationer, till stora komplexa ärendehanteringssystem för större organisationer med fler ärenden och fler processer.

De avancerade systemen ger möjlighet till integration med andra system och erbjuder funktioner som automatiserade arbetsflöden, där ÄHS-systemet tilldelar medarbetarna frågor och ärenden automatiskt. Med de större systemen, som ofta har en högre prislapp, minskar det manuella arbetet. Dessutom erbjuds ofta analys och rapportering som rätt använt gynnar ert företag eller er organisation.

När du jämför ärendehanteringssystem behöver du ta med hela bilden i beräkningen, som att ni har möjlighet att spara ekonomiskt på andra delar av organisationen med ett system som kostar mer i löpande abonnemangskostnader. För att kunna fatta det beslutet behöver du ha både era behov och systemets fördelar som grund.

Jämför gärna ärendehanteringssystem via guiden här hos BusinessWith. Tänk på att många ärendehanteringssystem går att testa kostnadsfritt innan ni bestämmer er.

Kul att ni vill förbättra support och ärendehantering med hjälp av ett ärendehanteringssystem. De har många fördelar, och i slutändan bidrar de ofta till förbättrade relationer till kunderna och minskade personalkostnader. ÄHS-systemen gör ofta processerna mer effektiva, vilket gör att kunderna får bättre svar snabbare. Det brukar vara väldigt uppskattat.

I dag använder många ärendehanteringssystem AI, artificiell intelligens, för att optimera processerna. Och även där har AI förändrat och förbättrat tillvaron. ÄHS-systemen kan som nämnt sortera ärenden rätt. Dessutom kan de lära sig att prioritera frågor baserat på tidigare fattade beslut och till och med komma med förslag som förbättrar och effektiviserar ärendehanteringen.

Det är en stor fördel att välja rätt ärendehanteringssystem direkt, eftersom onboardingen för personalen då bara behöver ske en gång. Ju oftare ni byter system, desto större kostnad. För att spara personalens resurser är det viktigt att hamna rätt direkt.

Det är svårt att svara på vad ett ärendehanteringssystem kostar utan att veta storlek på systemet och andra kravnivåer. Affärsmodellerna ser olika ut för ÄHS-system, beroende på vad som ingår i respektive system. Söker ni en enkel kundtjänstlösning eller ett system som effektivt hjälper er att förbättra verksamheten?

Gemensamt för alla leverantörer är att de försöker möta behoven hos moderna och flexibla organisationer. Ofta finns flera prislösningar beroende på vilka funktioner ni behöver och hur många i personalstyrkan som behöver få tillgång till ärendehanteringssystemet.

Innan ni landar i ett beslut, se noga över de olika systemen. Betala helst inte för en tjänst ni inte behöver, men försätt er samtidigt inte i en situation där ni behöver byta system när behoven ökar hos er som företag eller organisation.

Grattis till er som har valt att satsa på ett ärendehanteringssystem. Som nämnt rekommenderar vi att ni börjar inifrån med en intern behovsanalys, där ni inte ska glömma bort användarvänlighet och support. Beroende på hur tekniskt bevandrad er personal är, kan det vara avgörande faktorer.

När ni har jämfört systemens specifikationer, genomfört testperioder, tagit del av demos och sett över offerterna, är det dags att investera i systemet och ingå en prenumeration. Vi på BusinessWith önskar er lycka till och uppmuntrar er att ta hjälp av leverantören bakom systemet. De kan hjälpa er att använda alla funktioner till fullo och maxa kundernas förbättrade upplevelse. Kontakta oss gärna vid frågor!

Beroende på vilken bransch du arbetar i, kan behovet av ärendehanteringssystem eller dokumenthantering se mycket annorlunda ut. Vissa branscher eller företag kan vara i stort behov av att systemet behöver agera olika beroende på vilken sorts ärende som kommer in, eller att systemet är responsivt och fungerar oavsett vilken enhet man arbetar från.

Många system idag går att anpassa utifrån specifika system och går med fördel att koppla ihop andra crm-system, ekonomisystem eller affärssystem av olika sorter. Det finns de system som går att jobba i offline, för dem som inte alltid har bra täckning och som behöver ha tillgång närsomhelst och varsomhelst. Möjligheterna är oändliga.

I fastighetsbranschen till exempel, behövs ofta ett system som klarar att administrera allt från hyresavier och felanmälningar till att kunna hantera dokument och viktiga avtal. Här kan det finnas behov av ett system som kan skicka ut notiser om ärendet och ett system som säger ifrån när en tidsgräns överskrids. Det behöver också vara kopplat till ekonomisystemet så att fakturering kan ske. Här är det jätteviktigt för fastighetsbolaget att systemet verkligen lever upp till de krav som finns. Att hantera alla dokument är alldeles för tidskrävande, och ett digitalt system ger både bättre service, kvalitet och gör uppföljning mycket enklare. Dessutom sparar det pengar och minskar personberoendet, eftersom processerna sköter sig själva när ingenting faller mellan stolarna. En bättre affärsnytta, helt enkelt.