Att välja rätt företagskort kräver mer än att bara titta på priset. Nedan följer en strukturerad process som hjälper dig att jämföra olika alternativ på ett metodiskt och affärsrelevant sätt.
Definiera behov och ramar
Börja med att fastställa grundförutsättningarna:
- Hur många anställda ska ha kort?
- Ska korten användas nationellt eller internationellt?
- Vilken typ av inköp ska göras (resor, onlineköp, abonnemang, löpande utgifter)?
- Behövs kreditfunktion eller räcker debet/prepaid?
Detta steg gör det enklare att tidigt sortera bort irrelevanta alternativ.
Fastställ krav som måste uppfyllas
Identifiera funktioner som är avgörande för verksamheten, till exempel:
- Stöd för digitala plånböcker (Apple Pay, Google Pay)
- Individuella spending limits
- Realtidsöversikt över transaktioner
- Möjlighet att spärra kort direkt
- Tillgång till både fysiska och virtuella kort
Kort som inte uppfyller dessa krav bör uteslutas direkt.
Analysera totalkostnaden
Jämför inte bara månadsavgiften. Ta hänsyn till:
- Kortavgift per användare
- Valutapåslag vid utlandsköp
- Uttagsavgifter
- Kreditränta (om tillämpligt)
- Avgifter för extra eller virtuella kort
Beräkna gärna kostnaden utifrån företagets faktiska användning.
Kostnaden för ett företagskort varierar beroende på korttyp, leverantör och hur kortet används i praktiken. För att få en rättvis bild är det viktigt att se till den totala kostnaden – inte bara den fasta avgiften.
Nedan följer de vanligaste kostnadsposterna att ta hänsyn till.
Års- eller månadsavgift
Många företagskort har en fast avgift som företaget betalar per kort:
- Årsavgift eller månadsavgift per användare
- Kostnaden kan variera från 0 kronor till flera hundra kronor per år beroende på kort och funktionalitet
Vissa moderna företagskort saknar helt fast avgift, medan traditionella bankkort ofta tar betalt per kort.
Ränta vid kredit
Om företagskortet är kopplat till kredit (betalning i efterhand):
- Ränta tillkommer om fakturan inte betalas i tid
- Räntenivåer ligger ofta relativt högt jämfört med vanliga företagslån
Betalas hela fakturan varje månad kan räntekostnaden undvikas helt.
Övriga avgifter
Beroende på leverantör kan även följande förekomma:
- Förseningsavgifter
- Påminnelseavgifter
- Avgifter vid överskriden kreditgräns
- Avgifter för pappersfakturor
Att skaffa företagskort är oftast en relativt enkel process, men stegen kan variera något beroende på leverantör och korttyp. Nedan beskrivs den vanligaste processen – från behovsanalys till färdiga kort.
Kartlägg företagets behov
Processen börjar med att företaget identifierar sina behov:
- Hur många anställda ska ha företagskort?
- Ska korten användas i Sverige eller även internationellt?
- Behövs kreditfunktion eller räcker debet/prepaid?
- Finns krav på bokföringsintegrationer eller kvittohantering?
Denna analys avgör vilken typ av kort och leverantör som är aktuell.
Jämför kortleverantörer
Nästa steg är att jämföra olika leverantörer och deras erbjudanden:
- Avgifter och kostnadsstruktur
- Funktioner och administration
- Stöd för digitala plånböcker
- Integrationer med ekonomisystem
- Eventuella förmåner och försäkringar
Här är det viktigt att jämföra den totala kostnaden och inte bara den fasta avgiften.
Ansök om företagskort
När ett alternativ har valts skickar företaget in en ansökan:
- Företagsuppgifter (organisationsnummer, bolagsform)
- Uppgifter om firmatecknare
- Ekonomisk information vid kreditansökan
Vid kreditkort görs vanligtvis en kreditbedömning av företaget.
Godkännande och avtal
Efter ansökan:
- Granskar leverantören uppgifterna
- Ett avtal upprättas mellan företaget och kortutgivaren
- Kreditgränser och villkor fastställs vid kreditkort
Handläggningstiden kan variera från omedelbart godkännande till några arbetsdagar.
Beställ och fördela kort
När avtalet är klart:
- Företaget beställer kort till utvalda anställda
- Individuella spending limits och regler sätts
- Roller och behörigheter tilldelas i administrationsverktyget
Ofta kan både fysiska och virtuella kort utfärdas.
Leverans och aktivering
- Fysiska kort skickas till företaget eller direkt till användarna
- Kort aktiveras via app, webbportal eller bank
- Digitala kort kan användas direkt efter aktivering
Användning och löpande administration
Efter aktivering kan företaget:
- Följa transaktioner i realtid
- Samla in kvitton digitalt
- Justera gränser och spärra kort vid behov
- Exportera data till bokföring och rapportering
Detta steg pågår löpande under hela kortens livstid.
