Medarbetarupplevelse genom preboarding, onboarding och offboarding

Att övergå från en fas i medarbetarresan till en annan kan vara en påfrestande upplevelse för kandidater, och en utmaning för HR. Vi kallar denna typ av övergångar för medarbetarövergångar, och att de fungerar bra är avgörande för verksamhetens långsiktiga stabilitet och produktivitet.

De fyra vanligaste övergångarna är relaterade till preboarding, onboarding, reboarding och offboarding. Idag tar vi en titt på var och en av dessa faser, går igenom deras betydelse och erbjuder några goda råd för att processerna ska bli framgångsrika.

PREBOARDING

Preboarding är den första stora medarbetarövergången. Den startar i samma ögonblick som en blivande medarbetare accepterar ett anställningserbjudande, och pågår tills den nya medarbetaren börjar sin första arbetsdag (på kontoret eller på distans). Tekniskt sett är preboarding en del av den större onboardingprocessen – men har ändå sina egna unika utmaningar.

En bra preboarding gör att nyanställda känner sig mindre osäkra de första dagarna, ger dem verktygen för att komma igång snabbare och i slutänden främja deras engagemang och får dem att stanna längre inom verksamheten. En genomtänkt preboarding minskar också risken att kandidater väljer att avsluta anställningen redan innan de börjat.

Tre saker att göra för en bättre preboarding:

• Skicka nyanställda ett "ambassadörspaket" med deras t.ex. visitkort, varumärkesmaterial eller annat lämpligt.
• Boka in en avslappnad Zoom-frukost eller lunch för nyanställda och deras team.
• Göra i förväg klart allt tråkigt pappersarbete i samband med nyanställningen, så att den första dagen på jobbet blir en bättre upplevelse.

ONBOARDING

Onboarding är fasen från att kontrakt är påskrivet till den första tiden av anställning. Det definieras som "processen för att hjälpa nyanställda att anpassa sig till det nya jobbets sociala och prestationsmässiga aspekter". En bra onboarding är vad vi kallar ett "paraplybegrepp". Utförs den på rätt sätt bör den täcka perioden före arbetsstarten (preboarding), underlätta tidiga anställningsaktiviteter såsom utbildning, kontaktknytande och sociala sammankomster (orientering och introduktion) och stödja de nyanställda tills de känner sig hemma i sin roll – oavsett om det tar tre veckor, tre månader eller till och med ett år (integration).

Sammanfattat är onboarding en process som är utformad för att dela kunskap, kommunicera värderingar, knyta kontakter och säkerställa det praktiska för att göra nyanställda till självsäkra teammedlemmar och ambassadörer för företaget.

Tre saker för en bättre onboardingprocess:

• Utforma ett mentorprogram för medarbetare och ge mentorerna möjlighet att stötta nyanställda på ett meningsfullt sätt.
• Samordna aktiviteter och utbildning med pågående projekt för att säkerställa att de nyanställda får den mest relevanta informationen.
• Se till chefer och nyckelpersoner regelbundet träffar de nyanställda.

REBOARDING

Reboarding är en process som oftast gäller anställda som har varit frånvarande under en tid (till exempel på grund av föräldraledighet eller sjukskrivning), och som återvänder till företaget. Syftet är att återvändande anställda ska få återbekanta sig med företagets verksamhet, återgå till sina projekt, komma in i verksamhetens sociala samvaro och i slutänden komma igång igen snabbare.

Under pandemin var reboarding ett populärt verktyg för organisationer som ville samla ihop sina team igen efter permittering eller en längre tids hemarbete. En bra reboarding följer samma principer som onboardingen, men processen är ofta mer detaljanpassad med hänsyn till medarbetarens befintliga kännedom om verksamheten.

Tre saker för en bättre reboarding:

• Ge medarbetarna stegvis information innan de återvänder till kontoret, så att återkomsten inte blir så överväldigande.
• Titta till dina återvändande medarbetare ofta och försäkra dig om att de finner sig till rätta.
• Se till att nödvändig information är lättillgänglig genom att centralisera alla resurser som medarbetarna behöver för att komma igång igen.

OFFBOARDING

Den sista övergångsfasen är offboarding. Den äger rum före arbetsgivarens och medarbetarens formella separation (oavsett om den sker frivilligt eller på annat sätt) och brukar sällan vara något som verksamheter lägger särskilt mycket kraft på.

Över 70 % av företagen saknar en formell process för att avsluta samarbetet med en medarbetare. En bra offboarding bör avhandla följande fem områden för att få ett riktigt bra avslut: utvärdering, varumärke, samtycke, värdighet och expertis.

Om offboardingen utförs på ett bra sätt skyddar den företagets kontinuitet, gynnar framtida processer och skapar i slutändan lojala varumärkesambassadörer som lämnar verksamheten med högburet huvud.

Tre saker för en bättre offboarding:

• Ta ett gemensamt farväl. Låt den avgående medarbetarens kollegor ordna en personlig avskedshälsning (gärna i fysisk form t.ex ett hälsningskort) som påminner medarbetaren om hur mycket hen kommer att saknas.
• Boka in ett datum för en formell överlämning av ansvaret från den avgående medarbetaren till ersättaren (eller andra relevanta parter).
• Håll en formell avgångsintervju med öppna frågor.

Är du intresserad att fördjupa dig mer? Ta kontakt med Talentech eller besök deras populära webinar i ämnet.