3 tips på vad du skall kräva av ett schemaläggningssystem

Du som någon gång har lagt ett schema för hand vet hur komplicerat det kan bli när du ska försöka tillfredsställa alla behov. Du behöver tänka utifrån verksamhetens bästa, medans du strävar efter en balansgång som går ut på att även din personal ska känna sig nöjd. Att schemalägga kan verkligen vara något som ger huvudvärk, då du även måste vara beredd på snabba svängningar när någon blir sjuk, ber om ledighet eller om någon viktig kompetens plötsligt saknas.

Det SKA finnas online

Det kan låta som det mest självklara, men se till att schemaläggningsprogrammet finns online. Detta för att både du som administratör och dina medarbetare ska kunna ha tillgång till det precis när ni vill och var ni än befinner er. Att kunna kommunicera med personalen även när du är på språng, kan vara skönt om du jobbar i en bransch där förutsättningarna snabbt kan ändras. För att minska risken för att helt plötsligt stå utan personal eller en viss kompetens, kan det vara till stor fördel för dig att ha med dig ditt schemaläggningsverktyg överallt, eller åtminstone att det är nåbart var du än är. Varför inte välja ett schemaläggningsprogram som finns som en app? Då kan personalen stämpla in och stämpla ut enkelt via sin telefon, samt att de även kan ha med sig sitt schema var de är – vilket gör att du som arbetsgivare snabbare kan få svar på eventuella förfrågningar om att jobba.

Systemet ska vara enkelt

Smidiga drag and drop-funktioner, vackert för ögat med färger som särskiljer scheman, och simpla mallar. Gör det inte svårare än det behöver vara – verktyget ska förenkla och dessutom vara tilltalande rent visuellt. Ditt valda schemaläggningssystem ska göra din arbetsvardag enklare, och även dina medarbetares. Kräv att systemet ska vara fritt från krångliga funktioner och jobbiga uppdateringar. Det här är något som du kommer att märka redan när du får en demo av ditt program. Förstår du hur du lägger scheman? Behöver du mallar för båda fasta scheman och för skiftscheman? Ger programmet den tydlighet och översikt som du önskar? Hur funkar tidrapporteringen och kan du snabbt hantera ledighetsansökningar eller göra ändringar? Granska varje del av schemaläggningsverktyget innan du köper in det, och se till att det verkligen kan skräddarsys utifrån er unika verksamhet.

Flexibilitet för medarbetarna

Ett schemaläggningsprogram finns inte bara till för att ge dig som arbetsgivare support. Tänk även utifrån din personalstyrkas behov. Hur kan de använda programmet? Finns möjlighet att kommunicera via verktyget? Behöver du kunna skicka sms direkt från systemet för att kolla tillgänglighet? I hur stor utsträckning kan de själva utföra uppgifter – såsom tidrapportering, ledighetsansökningar eller frånvarorapportera? Och hur mycket vill du själv att de ska kunna hantera och planera sina egna arbetstider? Ju större flexibilitet och valmöjligheter som du ger din personalstyrka, desto nöjdare kommer de att vara. Här gäller det att överväga och hitta en balans som passar bägge. Som arbetsgivare ska du aldrig behöva jaga dina medarbetare – schemaläggningsprogrammet ser till att alla vet vad som gäller.

Lägg gärna lite tid och omsorg på valet av Workforce management system (WFM) för att hitta det system som passar er verksamhets specifika behov. BusinessWith finns med er på vägen och hjälper er att båda jämföra och välja schemaläggningsverktyg.

Vill du ha ännu fler tips? Vi finns här för dig. Välkommen att höra av dig till nicolas.zavala@businesswith.se