HemSystemguidenBloggOm ossFör leverantörer

Project Management: 5 tips för att lyckas bättre med era projekt

bw blogpost.png

Ett projekt består av många olika komponenter som alla måste synkroniseras för att ett projekt ska kunna bli så framgångsrikt som möjligt. För en projektledare är det en balansgång mellan varje aktivitet i projektet, alla dess medlemmars förväntningar och att leverera inom ramen för de deadlines man har satt upp.

Dessutom är det viktigt att ha ett tydligt tillvägagångssätt som fungerar både innan, under och efter projektets gång. I listan som följer hittar du fem viktiga aspekter att överväga inför ditt nästa framgångsrika projekt.

1. Etablera en tydlig plan

Det är kanske inte första gången du hör talas om att förarbetet är en viktig del av varje projekt. Men det tål att upprepas. Utan ett gediget förarbete riskerar du att tiden spenderas på fel saker, att deadlines missas och att samverkan mellan projektets medlemmar inte fungerar optimalt. Resultatet blir missnöjda medarbetare och ett sämre resultat. Se därför till att redan på förhand etablera budgetar, sätta tidsplaner för projektets aktiviteter och planera ansvarsfördelningen av arbetet. Detta leder oss in på nästa punkt.

2. Vem gör vad, när och hur?

För att få ett grepp om projektet som helhet kan du med fördel börja med att dela upp det i alla de aktiviteter som ska genomföras. Det blir därefter enklare att sätta en budget, både på aktivitet- och projektnivå, att se över vilka av projektets medlemmar som ska göra vilken aktivitet samt att få tydliga milstolpar som hjälper er att leverera i tid.

3. Skapa en kontinuerlig överblick

Ett projekt med många olika aktiviteter och medlemmar kan ibland kännas rörigt. Därför är det viktigt att skapa förutsättningar för att du snabbt ska kunna överblicka projektet. Se till att du alltid har full koll på hur mycket av budgeten som använts, hur många timmar har som lagts och om projektet ligger i fas med tidsplanen. Det är också viktigt att lätt kunna se statusen på alla projektets aktiviteter, så att alla vet vad som ska göras härnäst och att risken för långsamma överlämningar och missförstånd minskar.

4. Justeringar under projektets gång

När du skapat en tydlig överblick av ditt projekt, blir det tydligt hur projektets resurser hittills har spenderats. Det är därmed möjligt att tidigt upptäcka potentiella risker som kan uppstå och som på så vis även kan undvikas. Överblicken skapar dessutom en möjlighet att se om någonting måste ändras i planeringen, eller om resursfördelningen i projektets nästkommande steg behöver justeras.

5. Analysera hur projektet har gått

Efter projektet har slutförts är det viktigt att se över hur det har gått, vad som var bra och vilken förbättringspotential som finns. “Att lära av sina misstag” är ett välanvänt uttryck av en anledning. Se till att spara information från projektet så att du har något att gå tillbaka till när det är dags för att utvärdera, så att du kan dra lärdom till ditt nästa projekt.

Precis som med mycket annat, kan utfallet av ett projekt aldrig garanteras. Men med rätt verktyg och goda kunskaper om project management kan du se till att vara redo för de olika scenarion som kan uppstå och därmed öka chanserna för ett framgångsrikt resultat.

Lycka till i ert nästa projekt!