Project Management: 5 tips för att lyckas bättre med era projekt

Ett projekt består av många olika komponenter som alla måste synkroniseras för att
ett projekt ska kunna bli så framgångsrikt som möjligt. För en projektledare är det
en balansgång mellan varje aktivitet i projektet, alla dess medlemmars
förväntningar och att leverera inom ramen för de deadlines man har satt upp.

Dessutom är det viktigt att ha ett tydligt tillvägagångssätt som fungerar både innan,
under och efter projektets gång. I listan som följer hittar du fem viktiga aspekter att
överväga inför ditt nästa framgångsrika projekt.

1. Etablera en tydlig plan

Det är kanske inte första gången du hör talas om att förarbetet är en viktig del av
varje projekt. Men det tål att upprepas. Utan ett gediget förarbete riskerar du att
tiden spenderas på fel saker, att deadlines missas och att samverkan mellan
projektets medlemmar inte fungerar optimalt. Resultatet blir missnöjda
medarbetare och ett sämre resultat. Se därför till att redan på förhand etablera
budgetar, sätta tidsplaner för projektets aktiviteter och planera ansvarsfördelningen
av arbetet. Detta leder oss in på nästa punkt.

2. Vem gör vad, när och hur?

För att få ett grepp om projektet som helhet kan du med fördel börja med att dela
upp det i alla de aktiviteter som ska genomföras. Det blir därefter enklare att sätta
en budget, både på aktivitet- och projektnivå, att se över vilka av projektets
medlemmar som ska göra vilken aktivitet samt att få tydliga milstolpar som hjälper
er att leverera i tid.

3. Skapa en kontinuerlig överblick

Ett projekt med många olika aktiviteter och medlemmar kan ibland kännas rörigt.
Därför är det viktigt att skapa förutsättningar för att du snabbt ska kunna
överblicka projektet. Se till att du alltid har full koll på hur mycket av budgeten
som använts, hur många timmar har som lagts och om projektet ligger i fas med
tidsplanen. Det är också viktigt att lätt kunna se statusen på alla projektets
aktiviteter, så att alla vet vad som ska göras härnäst och att risken för långsamma
överlämningar och missförstånd minskar.

4. Justeringar under projektets gång

När du skapat en tydlig överblick av ditt projekt, blir det tydligt hur projektets
resurser hittills har spenderats. Det är därmed möjligt att tidigt upptäcka potentiella
risker som kan uppstå och som på så vis även kan undvikas. Överblicken skapar
dessutom en möjlighet att se om någonting måste ändras i planeringen, eller om
resursfördelningen i projektets nästkommande steg behöver justeras.

5. Analysera hur projektet har gått

Efter projektet har slutförts är det viktigt att se över hur det har gått, vad som var
bra och vilken förbättringspotential som finns. “Att lära av sina misstag” är ett
välanvänt uttryck av en anledning. Se till att spara information från projektet så att
du har något att gå tillbaka till när det är dags för att utvärdera, så att du kan dra
lärdom till ditt nästa projekt.

Precis som med mycket annat, kan utfallet av ett projekt aldrig garanteras. Men
med rätt verktyg och goda kunskaper om project management kan du se till att vara redo för de olika scenarion som kan uppstå och därmed öka chanserna för ett framgångsrikt resultat.

Lycka till i ert nästa projekt!